http://casoarmandocajas.blogspot.com/
Para las áreas de mercadeo, el cierre de fin de mes en las empresas productoras de bienes , comerciales o de servicios, es una práctica y podríamos decir , la razón de ser del negocio; alcanzar la meta mensual de ventas se convierte en la prioridad por todos perseguida sobre la cual se mide el desempeño de la organizacion.Ante la pregunta: podria existir una empresa sin cuota de ventas? la respuesta es directa y sin rodeos...NO!.
Esta paradoja del mercado se encuentra descrita en la teoria logística de los inventarios denominada el sistema PUSH, es decir de empujar , la cual es considerada anacrónica, por otra parte, la misma teoría promueve la teoria PULL o de halar,como el enfoque actual sobre el que debería operar toda empresa es decir, dejar que el mercado y su dinámica de manera autónoma registre las ventas.
Las urgencias en las áreas de operaciones se encuentran descritas en este caso, donde logística adquiere un rol de liderazgo bajo la consigna: el fin justifica los medios, alineando los diferentes esfuerzos de las áreas de almacenaje, compras, despachos, transporte , produccion y calidad, con el fin de lograr el cumplimiento de la cuota de ventas.Armando Cajas, el protagonista, tiene un estilo particular para lograr que se cumpla dicha cuota, con actitudes , dialogos y manipulaciones, muy propias de nuestro management Colombiano.
Considere y evalúe el rol que desempeña el Departamento de Logistica de esta empresa y el de su líder, determinando los riesgos que dicha gestión le puede representar a la organización.
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41 comentarios:
El departamento de logistica de Confetti S.A., maneja las situaciones de manera informal y como jefaturas aisladas. Las excusas y la falta de competitividad entre quienes manejan las diferentes situaciones al interior de la compañia colocan en riesgo el buen nombre de esta empresa. No se trata de que el área logistica pida favores a las demas áreas para el cumplimiento de las entregas y de las metas en el mes, el ideal es que logistica trabaje como un mecanismo para engranar las áreas. La informacion no es oportuna y mucho menos las acciones a tomar para evitar incumplimientos. Colocar en riesgo la calidad de los productos no es etico dado que la programacion debe estar acorde a las necesidades planeadas con anterioridad. El envio de informes a primera hora del dia reflejan la gestión del dia anterior y permite tomar acciones inmediatas si es el caso. En logistica el seguimiento de cerca de cada actividad y la comunicación son vitales. El señor Armando Cajas, no realiza planeación ni programacion teniendo en cuenta imprevistos sino que da soluciones en el momento colocando en riesgo las actividades posteriores. Teniendo en cuenta el ritmo de ventas de esta compañia se deberían realizar reuniones de grupos interdisciplinarios que permitan conocer las necesidades desde todos los puntos de vista y poder dar solución, continuidad y cumplimiento a entregas contando con las demas áreas.La cadena de abastecimiento debe contar con un equipo de trabajo y no con personas realizando un trabajo de manera particular que no contribuya a las demas áreas. Hay ser integrales en el manejo de producto para nuestros clientes. Las reuniones con la frecuencia indicada permiten preveer inconvientes que en dichos momentos no se aprecian con anterioridad. El riesgo a perder clientes es alto dado que manejan mas el concepto de acciones correctivas que el de acciones preventivas. La etica es muy importante y las auditorias a las diferentes áreas de logistica tienen gran peso. Esto permite tomar decisiones en donde se indiquen puntos criticos a ser monitoreados e investigados. A veces las rotaciones por periodos de tiempo definidos por cada empresa son importantes en estas áreas para evitar el manejo informal de actividades de peso para la organización.
Claudia Rivera G. Especialización mercados 34.
Caso: Armando Cajas
Presentado por: Juliana Casas
Situación actual de la empresa:
Esta es una empresa de comestibles, donde la calidad de los productos debería ser prioridad por tratarse de productos de consumo masivo. Dentro de la compañía se presentan los siguientes problemas:
1. Incumplimiento en todos los procesos por parte de las diferentes áreas de la compañia.
2. No hay compañerismo entre los departamentos – falta trabajo en equipo.
3. En general, se trata de un grupo reactivo o apaga incendios, que no planifica los posibles imprevistos.
4. La empresa pone en riesgo constante la calidad del producto y por ende la salud de sus consumidores.
5. Los departamentos de la compañía no están alineados ya que no están informados de los productos y de los tratamientos específicos que se les deben dar.
6. Los empleados no están correctamente capacitados.
7. No hay buena gestión en cada uno de los departamentos de la empresa.
8. Toda la responsabilidad recae en una sola persona, solo Armando sabe el status de cada parte del proceso, si el no le hace seguimiento al proceso, las cosas se quedan en la mitad – aunque la forma de hacer seguimiento de este personaje es muy cuestionable, es el único empleado de la compañía que esta empapado del proceso y que se preocupa por dar soluciones al problema.
9. La compañía se enfoca solamente en cumplir la cuota de ventas sin importar la calidad del producto, ni las consecuencias que pueden traer sus acciones a la compañía a largo plazo.
10. Los empleados disfrazan la realidad de los problemas.
11. No dan soluciones integradas.
12. Hay una falta de organización y planeación estratégica, los empleados dejan todo para la última semana de cierre.
13. No hay quien se encargue de hacerle seguimiento a cada área.
14. Los problemas son repetitivos.
15. Falta coordinación entre las áreas.
16. Los productos no están cumpliendo las normas de calidad requeridas.
17. Están incumpliendo con las fechas de entrega prometidas al cliente.
18. Los empleados actúan buscando beneficio personal y no en pro de la compañía.
19. La empresa tiene problemas en la distribución de los productos.
20. Ya se empieza a presentar inconformidad de los clientes.
21. La bodega no cuenta con suficiente espacio.
Posibles soluciones para mejorar la situación actual de la compañía:
1. Realizar una planeación total del negocio.
2. Debe haber una persona encargada de la coordinación entre las áreas y de la supervisión de los procesos.
3. Es importante capacitar a todo el personal tanto en los productos que se fabrican como en los tratamientos que deban darse para garantizar la calidad al consumidor final.
4. Se debe crear una cultura en los empleados para que ellos se pongan la camiseta y trabajen de forma preactiva y pro de la compañía.
5. Hay que alineación el equipo de trabajo, buscando que todos trabajen por la meta o misión de la compañía.
6. Es importante realizar revisiones periódicas de todos los procesos, para detectar los malos funcionamientos a tiempo para solucionarlos de forma adecuada y no sorprenderse con los problemas a última hora.
MARÍA CLARA CAMPO
ESPECIALIZACIÓN MERCADEO
LOGÍSTICA
JUNIO 21 /08
SOLUCIÓN DEL CASO “ARMANDO CAJA”
En cualquier empresa es importante que todos los procesos estén muy bien definidos y que además todo el grupo de trabajo esté encaminado bajo los mismos objetivos. De la misma manera Confetti, por ser una empresa de consumo de alimentos, bebidas y dulces requiere que los procesos no fallen.
Existen diversos PROBLEMAS:
1.Incumplimiento en todos los procesos de la empresa.
2. No Hay trabajo en equipo, cada uno trabajo por lograr su propia meta.
3. Son un grupo reactivos o apaga incendios. Se especializaron en solucionar problemas de última hora y no planeas una solución a largo plazo.
4. No están informados de los productos y de los tratamientos específicos.
5. No están capacitados tanto en los productos que producen como en la meta común.
6. No hay buena gestión en cada uno de los departamentos.
7. Toda la responsabilidad recae en una sola persona, mientras que si se trabajara en equipo su rendimiento sería mejor y más ágil.
8. Se enfoca solamente en cumplir el presupuesto sin importar la calidad del producto.
9. Se está presentando problemas en el despacho de los productos.
10.Disfrazan la realidad de los problemas. No son reales con lo que pasa, por lo tanto no podrán resolver la verdad del problema.
11. No dan soluciones integradas. Son soluciones a corto plazo, ya que viven permanentemente en urgencias.
12. Dejan todo para la última semana de cierre. Cómo no hacen seguimiento, en la última semana se dan cuenta de toda la cadena que están arrastrando y por lo tanto resuelven los problemas a última hora y por la necesidad que tienen de cumplir un presupuesto individual.
13. No hay seguimiento a las áreas.
14. Los problemas son repetitivos. Cada mes continúan con los mismos problemas ya que no los resuelven de raíz sino por las circunstancias que están presentando.
15. Falta coordinación entre las áreas.
16. Los productos no están cumpliendo las normas de calidad requeridas.
17. Están incumpliendo con las fechas de entrega prometidas al cliente.
18. Se actúa buscando beneficio personal y no en pro de la compañía.
Con todos los problemas plasmados existen diversas soluciones que además todas se pueden implementar al mismo tiempo en la revisión total del negocio.
SOLUCIONES:
1. Planeación y revisión total del negocio.
2. Debe existir una persona encargada exclusivamente en la coordinación de las áreas y en la supervisión de los procesos.
3. Es necesario capacitar a todo el personal tanto en los productos que se fabrican como en su tratamiento con el fin de garantizar la calidad total al consumidor final.
4. Alineación de todo el equipo, buscando que todos trabajen por la meta o misión de la compañía.
5. Revisiones periódicas de todos los procesos, para no dejar todo para la última semana de cierre.
6. Generar una cultura de proactividad en la empresa.
Caso Armado Cajas
Por: Hernán Alonso Ruiz Giraldo
Promocion 34 especializacion mercados
Lo que sucede en el caso Armando Cajas, es un caso de esos que suena extremadamente fatalista pero que comparado con lo que día a día sucede en muchas de las empresas, se convierte en realista.
Cada una de las situaciones que se vive en el caso de alguna manera pudo ser prevista, evitadas o controladas. Estas son algunas de esas situaciones:
a. El último reporte de ventas que tenían en el escritorio los directores era de tres días atrás.
b. La UPS que alimenta de energía a los computadores estaba quemada. No había un plan de contingencia o de continuidad de negocio que contemplara estos casos.,
c. Los dulces de la nueva línea estaban pegajosos y melosos
d. El pedido al ÉXITO no llegó dentro de las 24 horas establecidas por contratación tardía de las tractomulas.
e. Bogotá no tiene inventario de alimentos enlatados.
f. Como la bodega no tenía espacio el producto nuevo de la línea de dulces fue almacenado afuera de la bodega de almacenaje.
g. Se quiere incumplir con los estándares de calidad, al sacar anticipadamente productos en cuarentena.
h. El departamento de compras importo muy tarde las latas, ocasionando que esta demora se transmitiera a las demás áreas.
Todos estos problemas son ocasionados por el manejo simplista, informal y hasta irresponsable que los diferentes gerentes le dan a los procesos de la compañía, iniciando por la señora CUOTA PUNTUAL, que por su afán de cumplir su presupuesto no ve los problemas para llegar a ella, al punto, que al final trata a todos sus gerentes de “eficientes” .
El señor Cajas CAJAS no debería estar en la compañía. Lo que se desarrolla a través del caso da cuenta que tan solo es un “solucionador de problemas” pero no el gerente de logística que la empresa necesita.
Todos los problemas pudieron ser evitados con una correcta planeación y programación de la producción que tuviera en cuenta inclusive, planes de contingencia para cada situación o problema que se pudiese originar.
La compañía Confetti S.A, a pesar que lleva 100 años en el mercado, puede ver amenazado su futuro sino corrige desde ya todos sus problemas . Los clientes y los proveedores están percibiendo el caos que reina dentro de la empresa y no estarán dispuestos a tolerar incumplimientos contantes por parte de su proveedor. La solución para ellos es sencilla…cambiaran tarde que temprano de proveedor.
El futuro de esta empresa está en entre dicho por falta de una verdadera gestión en la Logística.
Caso Armado Cajas
Por: Erika Crizon Villa
Promoción 34 Especialización Mercados –Grupo 1
Situación actual
Confetti S.A. es una empresa de alimentos que no cuenta con directrices definidas y claras acerca del proceso de logística.
Se observa que no existe supervisión oportuna del proceso de logística en la organización.
No existe comunicación entre las áreas de la compañía.
No se generan estrategias para rotación de productos
No existen planes de acción preventivos, la gestión que se realiza es correctiva.
No se aprecian los valores en la organización como ética, responsabilidad, etc.
No hay planeación estratégica.
No existen políticas de sistemas de gestión integrados como entregas de productos, cumplimiento de normas, reducción y control de riesgos, optimización de los procesos y competencias de la cada área. Lo anterior conlleva a entregas de productos que no cumplen con las especificaciones, ni satisfacen las necesidades de los clientes.
No existe un cronograma de actividades de cada una de las áreas, afectando la cadena del cliente interno.
RIESGOS
Sobrecostos en transporte, materias primas
Reprocesos
Insatisfacción y pérdida de clientes
Se sacrifica la calidad del producto por cumplir con el presupuesto definido.
PLANES DE ACCIÓN
Analizando la situación actual de Confetti se recomiendan implementar los siguientes planes de acción:
Asegurar el suministro y diversificación de fuentes de materia prima, optimizando así la estructura de costo de la organización.
Crear reuniones de seguimiento a los procesos entre las áreas, comités.
Fortalecer el trabajo en equipo y las comunicaciones a través de grupos primarios.
Manejar acciones o planes contingentes para responder ante cualquier eventualidad.
Implementar un grupo de auditores capacitados que monitoreen todo el proceso logístico desde la cadena de abastecimiento hasta la entrega del producto final.
Establecer indicadores de gestión a los procesos e indicadores de logro a cada actividad.
Establecer mecanismos para el despliegue de la información a todas las personas involucradas en el proceso (ruta crítica)
Estandarizar todos los procesos, con el fin que cada área conozca de manera formal sus funciones y responsabilidades, alineando así las políticas de control de la compañía.
Establecer cronogramas de actividades integrando todas las áreas involucradas.
Implementar y validar un modelo de gestión con el cliente.
NATALIA TORRES E.
LOGISTICA
ESPECIALIZACIÓN EN MERCADEO
JUNIO 27 DE 2008
HECHOS RELEVANTES
- Empresa CONFETTI S.A. 100 años en el mercado de consumo de alimentos, bebidas y dulces.
- Problema con el sistema debido a tempestad, UPS quemada.
- Cifras de cumplimiento iniciando la ultima semana del mes:
- Cumplimiento global: 36 % en
dinero.
- Cumplimiento División de
Alimentos: 59 % en volumen.
- Cumplimiento División de
Dulces: 48 % en volumen.
- Cumplimiento División de
Bebidas: 32 %.
- La fuerza de ventas no realiza actividades de oferta para incrementar las ventas.
- Manejo inadecuado de los productos enviados al Distrito de Barranquilla, cliente no aceptan mercancía por mal estado.
- Cliente importante (20% de la cuota del mes) cancela el pedido más grande de bebidas por incumplimiento en la entrega.
- Desabastecimiento en la bodega.
- Tratamiento inadecuado de producto.
- No se cumple los procesos que garanticen la calidad del producto.
- Áreas se justifican en otras sobre la ineficiencia en la gestión.
- Falla en el diseño de empaques de acuerdo al tipo de producto.
- Ineficiencia en la contratación del proveedor de transporte, no se especificaron las instrucciones de manipulación de la mercancía: mercancía refrigerada a temperatura especifica, no apilable.
- Se buscan culpables para justificar la ineficiencia en la gestión de los procesos.
- El control de ventas se deja para la última semana de cierre.
PROBLEMAS
- Falta de mecanismos de contingencia tecnológicos que garanticen la disponibilidad de los sistemas.
- Falta de definición de estrategias de mercadeo que promuevan la venta de los productos.
- Falta de seguimiento a la ejecución de los procesos de la cadena de abastecimiento de la compañía.
- Falta coordinación entre las áreas para la ejecución de los procesos internos de la empresa.
- Manejo inadecuado de los productos. No se tienen especificaciones claras de las instrucciones de manipulación de la mercancía: mercancía refrigerada a temperatura especifica, no apilable, etc.
- Diseño de empaques no adecuados para los productos.
- Incumplimiento en la entrega de pedidos lo cual afecta el de nivel de servicio al cliente.
- Fallas en la comunicación interna y externa.
- No existe control de inventarios en las bodegas.
- Incumplimiento de las áreas en la ejecución de los procesos.
- Trabajo en equipo ineficiente.
- Soluciones puntuales a los problemas que se presentan, no hay acciones correctivas a la gestión en los procesos.
- Falta de capacitación del personal de logística para la manipulación de productos que garanticen la calidad de éstos.
- Responsabilidad del proceso en cabeza de una sola persona.
- Fallas en los procesos de calidad para la entrega del producto al cliente.
- Espacio insuficiente en la bodega.
- Falta estandarización de las funciones y procesos de cada área.
- Falta de herramientas que permitan monitorear el estado de un pedido -Trazabilidad.
- Procesos de contratación de transporte inadecuados.
- Comunicación informal entre las áreas. No hay entrega de reportes de cumplimiento de la gestión que corresponde a cada grupo con el fin de garantizar la puesta efectiva del producto en el cliente.
- Falta de transparencia en los procesos de calidad, influencias personales en los procesos que afectan el nivel de calidad de los productos.
- Conflicto de intereses por relaciones sentimentales entre miembros de la empresa.
- Reuniones ineficientes, no se aplican correctivos a las áreas y responsables de las fallas.
- No se entregan soluciones integradas.
- Problema en la distribución de los productos.
- Inconformidad de los clientes.
IMPLICACIÓN / CONSECUENCIA
- Incumplimiento en entregas lleva a la Pérdida de clientes.
- Deterioro de la mercancía lleva al Desperdicio de producto.
ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN
- Reorganización total del negocio.
- Formar comités para el seguimiento a los procesos de la cadena de abastecimiento. Cada área debe tener un líder responsable del monitoreo que garantice el cumplimiento de la gestión de su área.
- Diseñar unas políticas corporativas para el manejo de la comunicación de tal manera que se formalicen los modelos que garanticen la efectividad en la comunicación interna y externa.
- Formar grupos de alto desempeño que busquen mejoramiento continuo en los procesos y fortalecer el desempeño del personal.
- Capacitar al personal en el flujo de los procesos y en lo relacionado con manipulación eficiente de mercancía para garantizar la calidad del producto.
- Capacitar al personal de la empresa en el ciclo PHVA (planear, hacer, verificar, actuar) con el fin de optimizar los procesos y evitar el desperdicio (tiempo y material) en la organización.
- Implementar la valoración de cargos a través del cumplimiento de indicadores relacionados con el cumplimiento a la gestión de cada área.
- Implementar planes de contingencia para el manejo de: proveedores de materia prima, transportes, almacenamiento.
- Implementar herramientas de seguimiento a los procesos que permitan generar alarmas a cada una de las áreas y a su vez generen reportes para el análisis de los procesos en un periodo de tiempo determinado.
- Documentar las responsabilidades de cada área para garantizar el cumplimiento en los flujos del proceso.
- Se deben implementar políticas de calidad para:
- Maximizar la calidad
mediante buenas prácticas de
almacenamiento. Almacenar
suficientes productos para
las necesidades, prestando
atención a la fecha de
caducidad y al espacio
disponible.
- Sistemas de control de
inventario que permitan al
personal saber cuándo hacer
pedidos habitualmente y
cuánto deben pedir. La meta
es evitar el
desabastecimiento.
- Se debe tener un nivel
máximo, un nivel mínimo y un
punto de emergencia que
indica que deben hacerse
pedidos y que incluya
abastecimientos de seguridad
a fin de prepararse para
cambios de la demanda o
prepararse para lo imprevisto.
Caso : Armando Cajas
Antecedentes :
• Centralización de las decisiones de toda la cadena de abastecimiento y dependencia de un funcionario para la solución de contingencias.
• Baja inversión en tecnología.
• Limitada comunicación entre las áreas.
• No se promueve el trabajo en equipo, cada área cumple estrictamente con su función.
• Se toman decisiones importantes sin analizar las implicaciones para la compañía.
• No existe la planeación estratégica, que construya un funcionamiento integrado y unifique criterios.
• La gestión de mercadeo y ventas se enfoca en el producto y no en el cliente.
• Manejo informal de procesos, no existen protocolos de calidad.
• Algunos procedimientos carecen de ética, responsabilidad y respeto con el consumidor
• No se evidencia una estructura organizacional y administrativa definida estratégicamente y basada en misión, visión, objetivos y metas de corto, mediano y largo plazo.
• La compañía no ha implementado la gestión de calidad en sus procesos internos y externos, que le permita la planeación, implementación y control de los mismos.
• Precaria y casi inexistente aplicación de conceptos logísticos relacionados con la coordinación de actividades y manejo integral de la cadena de abastecimiento.
• Extracostos por falta de planeación, desabastecimiento de materias primas, producto terminado, deterioro de productos, incumplimiento en las entregas, agotados etc.
• Se percibe la falta de compromiso, capacitación, conocimiento y administración del recurso humano.
• Manejo inadecuado de los productos, en manipulación, empaque, embalaje y transporte, con alto riesgo de contaminación.
• La compañía está inmersa en una permanente atención de contingencias y no en actividades planeadas.
• Ambiente laboral tenso, basado en señalamientos y amenazas y no en actividades proactivas que aporten soluciones eficaces, definitivas y con un enfoque estratégico.
• Los mayores esfuerzos se focalizan hacia el cumplimiento de metas de ventas y no en el fortalecimiento de la compañía con políticas administrativas estratégicas y claras, sustentadas en la calidad, el servicio, la planeación, coordinación y control, dirigidas a la satisfacción del cliente.
Conclusiones
Cualquier proceso en una compañía dedicada a la producción y comercialización de alimentos, supone una alta responsabilidad con los consumidores. De sus políticas de calidad aplicada a todas las áreas que la componen, la planeación, coordinación y control, aunado al compromiso, conocimiento y experiencia del recurso humano apoyado en un direccionamiento estratégico, se deriva la perfecta ejecución de actividades logísticas encaminadas a cumplir plenamente objetivos y metas, satisfacción total del cliente y a adquirir la capacidad de suplir las necesidades del mercado, aprovechando las oportunidades que éste ofrezca para crecer y hacer sostenible la empresa.
Es evidente en el caso Armando Cajas que la compañía presenta enormes falencias de carácter logístico, es una organización que no muestra un direccionamiento estratégico, basado en la planeación, establecimiento de objetivos y metas, control y medición, además existe una brecha entre las áreas que no hace posible un efectivo trabajo en equipo y por el contrario motiva la individualidad y la fijación de barreras o limites a las actividades que desempeña cada funcionario dentro de sus competencias.
Es necesario y urgente construir un verdadero engranaje entre las áreas que componen esta compañía, priorizando en la estructuración del departamento de logística o un grupo que integre todas las áreas de administración, financiera, compras nacionales, importaciones, producción, bodegas, mercadeo y ventas, con funciones, responsabilidades y encargados definidos, buscando que se desarrollen actividades coordinadas y se haga continuo seguimiento.
Considero igualmente que la organización debe iniciar un proceso de modernización que involucre la inversión en tecnología, maquinaria y equipo para producción y oficina, revisar y fortalecer las estructuras organizacional y administrativa, establecer políticas de calidad en todos los procesos, invertir en la capacitación y formación de personal, motivar el compromiso, la solidaridad y el trabajo en equipo para armonizar las relaciones entre los funcionarios y mejorar el ambiente laboral.
Para lograr consolidar un trabajo de mejoramiento en todos los aspectos como se busca para esta organización, se debe empezar por hacer un diagnóstico interno y externo, revisando el funcionamiento de la empresa en cada una de sus dependencias y en su conjunto y la relación con el mercado y los clientes.
Si los recursos financieros lo permiten, se sugiere contratar una firma especializada, que se encargue del estudio, levantamiento de procesos, análisis de información y diagnóstico, de lo contrario será necesario el concurso de personal calificado al interior de la compañía, para conformar un grupo multidisciplinario que ejecute esta labor y posteriormente a la implementación de planes estratégicos, actividades logísticas, acciones correctivas y preventivas etc., se realice el seguimiento y control con la participación de un comité creado para este fin, que trabaje conjuntamente con el departamento de logística o el grupo de integración de áreas, en los ajustes a los procedimientos.
Andrés Rojas
Mercadeo Grupo 2
ICESI
Maria Elena Echeverry M.
Especialización Mercadeo
Promoción 34, Grupo 2
CONFETTI SA es una de esas organizaciones que aun no se han involucrado en realización de una planeación para el logro de una ejecución exitosa, su cultura organizacional esta dada por un sistema en donde todo se volvió apagar incendios.
Situación Actual:
Las diferentes áreas de la compañía traban con objetivos a nivel individual, no existe el trabajo en equipo, ni la comunicación interna entre los empleados, no hay procesos definidos para cada área de trabajo y los estándares de calidad de los productos son nulos y el sentido de pertenencia por la organización es cero.
Al identificar a nivel general estas falencias al interior de la compañía se puede determinar que cada una de las áreas de la misma y sus colaboradores opera igual que la empresa en general y sus debilidades son aun más críticas y ponen en riesgo la operación de la organización, debido a que el único objetivo definido es el cumplimiento de los presupuestos de ventas esto sin importar el precio que haya que pagar, puesto que la falta de plantación lleva a que cada área deba incurrir en reprocesos y sobrecostos para llevar el producto al consumidor final, de igual forma esta compañía cuenta con una tecnología muy limitada que no le permite la optimización de procesos y la automatización de los informes lo cual hace que los procedimientos sean poco eficientes y no generen una información oportuna que permita tomar desiciones a tiempo, las áreas de mercadeo y ventas están netamente enfocadas en el desarrollo del producto sin tener en cuenta los gustos y preferencias del consumidor, los estándares de calidad son mínimos y la estructura organizacional es totalmente débil en ineficiente.
Siendo el área de logística una de las mas importantes al interior de la compañía el rol que desempeña esta área en Confetti es un desastre total y raya los limites de una cultura de trabajo retrograda, desorganizada, carente de planeacion, sin ninguna orientación al logro del trabajo en equipo y sin la definición de objetivos claros.
Recomendaciones:
En esta compañía se debe realizar una planeacion estratégica con el fin de evaluar todas la áreas de la compañía y diseñar procesos eficientes que garanticen el buen servicio al cliente interno, la responsabilidad individual lo cual conlleva al cumplimiento de los objetivos de cada área de trabajo y de esta forma cumplir con los requerimientos de calidad de los productos de la Compañía, mas aun teniendo en cuenta que son productos de consumo los cuales requieren de un alto nivel de calidad.
Se deben realizar acuerdos de niveles de servicios entre las diferentes con el fin de realizar un proceso optimo en la cadena de abastecimiento para cumplir con la demanda esperada de acuerdo con el presupuesto de ventas de cada mes, esto debe hacerse de forma organizada desde que inicia el mes hasta su final y no la ultima semana como es costumbre en Confetti SA.
Es importante realizar una inversión en la planta tecnológica de la compañía con el fin de poder automatizar algunos proceso, entre ellos los inventarios, los informes de venta y la entrega de pedidos.
Se debe lograr una integración total entre todas las áreas de la compañía con un alto nivel de involucramiento, liderazgo con el fin de lograr un objetivo de compañía y no a nivel individual
De la misma forma es muy importante lograr un alto nivel de compromiso por parte de cada uno de los empleados de la compañía pues la cultura organizacional existente refleja un muy bajo sentido de pertenencia de los empleados lo que se refleja en los resultados a nivel general, se recomienda realizar una evaluación de las competencias de cada uno de los empleados con el fin de poder identificar si cada uno de ellos cumple con el perfil del cargo, de los contrario se hace necesario realizar reestructuración a nivel interno.
El caso de Armando Cajas es el típico ejemplo de la empresa Colombiana, dejamos todo para lo último y lo realmente importante no cobra relevancia porque la urgencia lo opaca todo.
El señor Armando en la empresa Confetti S.A, tiene 3 problemas Básicos muy serios que son comunes dentro de nuestras organizaciones:
El primero no existe comunicación ni interacción entre los departamentos , lo que se refleja en las comunicaciones que sostiene con sus Jefes de Departamento Claves: Zorro ( Jefe de transportes ) , suertudo ( jefe de bodega ) , gruñón ( jefe de alimentos) y Poca luz ( jefe de dulces);realmente él nunca interactúa con ellos simplemente los interroga y el soluciona el problema, no deja que la información fluya en la reunión .
La urgencia con la que maneja la situación no permite un proceso organizado de comunicación o interacción entre las áreas para que desemboque en una sinergia que le permita al Señor Armando saber que sus áreas le tienen la solución a sus problemas ya que detrás de estas soluciones hay grupos de alto rendimiento con procesos claros establecidos por la organización.
El segundo problema dentro de los procesos no se buscan soluciones sino culpables cosa que es la constante en nuestros días esto se evidencia cuando al señor Zorro se le indaga sobre el problema del transporte , el solo atina a decir que la culpa no es de el pero no plantea una solución pronta y esto dificulta tanto la relación entre las áreas como el flujo de procesos puesto que en el momento que el no recibió a tiempo los Productos debió informar directamente al Jefe de producción para buscar solución y no esperar a que el problema le estallará en las manos para buscar culpables .
Después de esta situación se desencadena el ya conocido pero no menos importante “se tiran la pelota caliente” todos conocen el cuento pero nadie hizo nada , no se por que cada línea que leí de caso me recuerda mas nuestra cultura colombiana…..
El tercer Problema y el más grave los famosísimos reportes a los gerentes de plantas de “listo Jefe ya le cuadre todo” ….nunca son sustentados con datos exactos todo es ya le cuadré , estoy esperando que me confirmen … en fin un enredo en el que lo que realmente se termina diciendo a todo ok , cuando realmente no hay nada solucionado , el problemas es que cuando nos damos cuenta no hay nada que hacer el dueño del negocio se entera de todo cuando se perdieron los clientes no se cumplió la cuota o la máquina indefinidamente se paro y eso cuesta unos milloncitos y unas cuantas cabezas ruedan pero en el fondo el problema no se combate de raíz…
Como podemos mejorar y solucionar estos problemas?
Primero, nunca debemos pasar por encima de los Jefes de áreas tomando decisiones o sacando conclusiones sino tenemos la información clara primero escuchemos los clientes internos luego busquemos solucionesde su mano.
Segundo , Olvidemos esa mente de corto plazo y Frases como “Hermano esto se hace por que se hace” ó “todos somos vendedores apruébeme esto que si no no vamos a cumplir” todo lo que no hagamos bien desde el principio planeando y tomándonos un tiempo prudente luego no tiene reversa y nos cuesta el doble.
Por último no tomar decisiones sin tener claro que es lo que buscamos en el fondo existen miles de casos en donde el verdadero problema no es lo que se evidencia en el primer análisis , es mejor revisar todos los datos todas las opiniones antes de ser ligeros a la hora de tomar decisiones como las que tomo Armando de re empacar el producto y volverlos a enviar , analicemos:
Cuanto costo el re empaque?
Cuantas normas internas violó?
Cuanto vale reenviar todo el producto?
Que va hacer el próximo mes cuando todo se sepa?
Se hizo un análisis de costos para ver si todavía es rentable el producto con esos sobre costos?
Que pruebas se hicieron en los contenedores de la cadena de frío y si se dañan por el frío?.
En fin las decisiones a corto plazo solo nos hacen mas costosos e ineficientes.
IVAN DARIO MEZA GIRALDO
Confetti S.A es una empresa de productos de consumo masivo, donde la calidad, el servicio y la entrega de los productos debería ser prioridad por tratarse de productos comestibles.
Dentro de la compañía se presentan los siguientes problemas:
Primero existe un incumplimiento en todos los procesos por parte de las diferentes áreas de la compañia
tampoco existe un compañerismo entre los departamentos y falta de trabajo en equipo.En general, se trata de un grupo apaga incendios, que no tiene en cuenta ni planifica los posibles imprevistos.
La empresa pone en riesgo constante la calidad del producto y por ende la salud de sus consumidores sin pensar desde luego que tambien estan poniendo en riesgo el good will de la compañia; a su vez Los departamentos de la compañía no están alineados y los empeados no estan los suficientemente capacitados ya que no están informados de los productos y de los tratamientos específicos que se les deben dar.No hay buena gestión en cada uno de los departamentos de la empresa.
Ademas de todo, toda la responsabilidad recae en Armando que es el unico que sabe el status de cada parte del proceso, si el no le hace seguimiento al proceso, las cosas quedan mal y la empresa estaria en n riesgo muy grande de perder ventas in calculables; aunque la forma de hacer seguimiento de este personaje es muy cuestionable,pues hace como un todero él es el único empleado de la compañía que esta empapado del proceso y que se preocupa por dar soluciones a todos los problemas.
Pareciera que las directivas de la compañía se enfocara solamente en cumplir la cuota de ventas sin importar la calidad del producto, ni las consecuencias que pueden traer sus acciones a la compañía a largo plazo.
Los empleados disfrazan la realidad de los problemas, no dan soluciones integrales existe una falta de organizacion y planeacion estrategica y todo se deja para ultima hora, para la semana de cierre donde el tiempo es limitado. No hay quien se encargue de hacer un seguimiento a cada una de las areas comprometidas en los procesos, los problemas parecen que son los mismos cada mes, los productos no cumplen el proceso de calidad y por ende el tiempo de entrega. Todos los empleados se limitan a cumplir con su tarea y no tienen en cuenta las metas de la compañia y por ende hace que la empresa tenga problemas en la distribución de los productos y la bodega no cuenta con suficiente espacio.
Todo estos problemas nos lleva a pensar que apesar de que lleva 100 años en el mercado tambien a corrido con suerte y que se ve que es una empresa familiar y no esta bien organizada pues con los problemas que vemos y con la exigencia de los clientes que cada vez es mayor la empresa confetti S.A tiene que dar un cambio radical si quiere continuar en el negocio pues el mismo mercado y la competencia que existe en este tipo de negocios la haran a un lado yo considero que las posibles soluciones son
1.Armar bien cada area con y ubicarlas bien dentro de la empresa para que el producto tenga un desarrollo logico y a su vez para que se le pueda hacer un seguimiento mas facil y exista un mayor control y coordinacion.
2. Realizar una capacitacion constante de los empleados en cuanto a manejo y manipulacion del producto.
3. Realizar una planeación total del negocio.
4. Debe haber una persona encargada de la coordinación entre las áreas y de la supervisión de los procesos.
5. Se debe crear una cultura en los empleados para que ellos se pongan la camiseta y trabajen de forma proactiva y pro de la compañía, no buscando el beneficio propio
6. Hay que formar una alineación del equipo de trabajo, buscando que todos trabajen por la Vision que quiere la empresa y por la meta o misión de la compañía.
7. Es importante realizar reuniones periodicas para hacer revisiones de todos los procesos, para detectar los malos funcionamientos a tiempo para solucionarlos de forma adecuada y no estar corriendo a solucionar los problemas a última hora.
JUAN CARLOS KURI
ESPECIALIZACION EN MERCADOS
PROMOCION 34
ICESI - GRUPO 2
ALEXANDRA SOLARTE S.
En el caso se evidencia un enorme problema , el gerente de logística está solucionando problemas de los cuales no se había dado por enterado, las cifras (porcentajes) que estaba analizando no evidenciaban nada de lo que estaba ocurriendo, tuvo que ser la queja de un cliente la que pusiera la realidad en la mesa, pero sin embargo esto no basto ya que las altas directivas siguen desconociendo lo que en realidad ocurre, porque continúan creyendo en un gerente de logística que oculta y miente sobre su gestión y no tienen información verifica de la empresa y de los clientes.
Problemas
1. No parece existir una planeación adecuada
2. Aparentemente las metas se están asignando sin haber una análisis previo de capacidades de la empresa (insumos, personal, proveedores, cuánto debe quedar en bodega, tiempo de llegada de los pedidos, etc.)
3. Los informes utilizados no están dando las cifras para un adecuado análisis
4. No existe trabajo en equipo
5. No hay coordinación de actividades entre cada departamento
6. El gerente de logística no está supervisando adecuadamente el proceso total
7. No existe una evaluación de satisfacción de los clientes
8. Los altos directivos confían en la palabra de sus funcionarios, no tienen datos que puedan utilizar para realizar un diagnostico de lo que ocurre en su compañía
9. Una empresa con tanto años de experiencia debería tener todas sus actividades claras y existe un descontrol total
Soluciones
- Todos los departamentos deben realizar en conjunto la planeación, donde se tengan en cuenta datos históricos y proyecciones para que los tiempos y cifras estén a prueba de fallas y así comprometerse con un cumplimiento de grupo, igualmente deben plantearse planes de contingencia sobre posibles fallas en el proceso
- Implementar una forma de comunicación más adecuada donde cada líder que interviene en el proceso se entere de lo que está ocurriendo, así prever y evitar rupturas en este, ya que todos estamos involucrados en el cumplimiento del proceso.
- Deben existir reconocimiento para cada departamento únicamente si su resultado aporto positivamente al cumplimiento eficiente de la cadena en general, con esto garantizamos un trabajo en equipo.
- Debe existir una encuesta con los clientes donde se evalúe la calidad del producto, el despacho a tiempo, el servicio, entre otros puntos que la empresa considere necesita para mejorar, ya que es una de las tantas formas de controlar si el trabajo se está realizando eficientemente.
- Los informes que maneja el gerente de logística deben evidenciar la realidad de toda la cadena hasta el cliente, para que exista un adecuado seguimiento y control
- Las directivas igualmente deben recibir información verídica de lo que ocurre para que no siga pasando lo cual, donde creen ciegamente en la palabra del gerente de logística cuando en realidad son mentiras que tapan todo el problema que tienen.
UNIVERSIDAD ICESI
LOGISTICA
PROFESOR: Andres Lopez
Estudiante: Johan Barona
Especialización en mercados promoción 34
Hechos relevantes y situaciones encontradas.
• El departamento de logística trabaja sobre situaciones inesperadas, eso hace que su agenda diaria se conforme de la solución de problemas y no de la planificación, estructuración del departamento y de la interacción de este con otros dentro de la compañía.
• En la situación encontrada el departamento no trabaja con la información actualizada de ventas y solicitudes, esto puede acarrear problemas como la falta de espacio para el almacenamiento y la distribución de la mercancía.
• En las semanas de cierre de mes, los departamentos de mercadeo y ventas no se involucran con el departamento de logística, no hay lineamiento en los diferentes procesos, esto impacta en los sistemas de almacenamiento, suministro y transporte de la mercaría debido al alto numero de pedidos y a al cruce de información entre los departamentos.
• Por la desinformación entre los eslabones de la compañía, los imprevistos de los diferentes departamentos afectan todo el proceso, pero con la gran diferencia que no se puede detectar el origen de estos a tiempo.
• El departamento de logística no tiene en cuenta la información de producción entre estos el volumen de producto terminado para su correcto almacenaje y distribución a los diferentes destinos de pedido y sugerido.
• Las bodegas son utilizadas para el procesamiento de producto esto hace generar sobre costos en el almacenaje inadecuando de otras líneas de producto terminado.
• Las respuestas del departamento de logística sobre las diferentes situaciones se realizan de forma reactiva, estos reaccionan sobre las anomalías del proceso de la compañía.
• Los tiempos de producción del producto terminado no incluyen el proceso de verificación del departamento de calidad, esto crea incumplimiento de pedidos y represamiento de producto.
• No se tiene en cuenta las características del producto para el correcto almacenaje y transporte.
• Las estadísticas de venta, actualidad de pedidos, cuotas de venta y comportamientos del mercado no son tenidos en cuenta para el correcto abastecimiento en las diferentes bodegas.
Puntos de vista y posibles soluciones a las situaciones encontradas.
Para determinar soluciones a las situaciones encontradas en estos casos hay que visualizar las interacciones de los diferentes departamentos que intervienen en el proceso, entre estos se en centran: Logística, ventas, calidad, producción y compras.
• La compañía debe crear estrategias que alineen los diferentes departamentos para una correcta coordinación en los diferentes procesos que los involucran.
• Los sistemas de producción y almacenaje deben estar acorde al comportamiento del mercado, estadísticas de venta, estado y sugerido de pedidos. Esto generara menos perdidas en sobreproducción, almacenamiento y transporte.
• La sincronización entre requerimientos y procedimientos a efectuar debe estar acompañada de flujos de información eficientes que permitan una correcta comunicación entre los diferentes departamentos.
• El departamento de calidad debe influir en los diferentes procesos de distribución y almacenaje del producto terminado y materias primas.
• El departamento de logística debe implementar planes de acción sobre situaciones reactivas, esto hará que la mayor que estas situaciones no sean la agenda diaria del departamento.
CASO ARMANDO CAJAS
En este caso podemos identificar de una manera clara cuando una empresa no anda bien, en temas tan delicados como:
• Improvisar en sus desiciones
• Su dia a dia se vuelve en un apagar incendios
• Carencia clara en la planeacion
• Mal funcionamiento de las áreas a nivel individual
• Mal funcionamiento de las áreas a nivel Colectivo.
• Bajo nivel de compromiso de los colaboradores.
• Problemas en los procesos internos de la compania.
ANALISIS SITUACION ACTUAL
Si tratamos de profundizar un poco mas en la informacion que nos da el articulo, podemos tomar varios antecedentes que nos pueden dar una idea mas clara del origen de este tipo de situaciones:
“CONFETTI S.A. la cual lleva 100 años en el mercado de consumo de alimentos, bebidas y dulces”
La empresa lleva 100 años funcionando, probablemente este en el segundo o tercer relevo generacional, sera que sus directivas si reinvierten sobre la compañía o simplemente buscan sacar su tajada o recibir la participación correspondiente, la empresa sigue teniendo una estructura informal, en sonde no se ve una estructura solida en los procesos y la planeacion, esta empresa no esta preparada para cambios fuertes, por ejemplo un TLC seria fatal para su supervivencia.
“Dr. Que en dos horas hay sistema, que hubo tempestad el sábado y se quemó la UPS.”
Tecnológicamente que paso, donde esta el polo a Tierra para proteger los servidores de eventos como en este caso una tormenta, y los respaldos para la UPS donde quedaron, por que si la tormenta fue el sabado, apenas el daño se repara el lunes, no se ve una planeacion de eventos para garantizar la continuidad del negocio, las empreass no pueden ver la tecnologia como un gasto, si no como una inversion necesaria para agilizar procesos y optimizar la operación de la compañía.
“nos han cancelado el pedido más grande del Éxito de Medellín de bebidas por que no llegó en las 24 horas que estaba estimado, Ud sabe que este pedido es el 20 % de la cuota de este mes”
Comercialmente que importancia se le da al pareto de clientes, no merece una atención diferenciada la empresa que me compra el 20% de mi presupuesto de ventas, es cierto que todos los clientes son importantes pero hay casos especiales, y en esta situación debe haber una cadena de responsabilidad clara que involucre a las areas involucradas en el proceso
“de Bogotá y me informan que han vendido todos los enlatados de granos que tenían en la bodega y necesitan con urgencia”
Que paso con la proyección de ventas?, no se realizo de una manera adecuada o si se hizo pero producción no la llevo a feliz termino, donde esta la planeacion?
“el Sr. Zorro haya contratado tan tarde las tres tractomulas que necesitábamos y que el despacho haya salido el sábado a las 7:00 PM. Ud sabe que el Domingo no se puede transitar, entonces dejaron aquí parqueado el camión y apenas salió hoy lunes a las 7:00 AM”
Donde esta la planeacion?, por que se realiza la contratación tarde, al Zorro le llego tarde el requerimiento y tarde lo ejecuto, o la solicitud llego a tiempo y el la empapelo, donde estan las metricas para analisis de tiempos en cada uno de los elementos de la cadena?.
“Pues que hablen con mi jefe, pero yo estoy harto con los Jefes de logística que usted de una manera muy ejecutiva maneja, cada rato cambian los programas y a partir de este momento no recibo una llamada más de ustedes. Ahora todo es por escrito.”
Mal clima laboral, estara el Dr Cajas buscando responsables en otras areas cuando las fallas pueden estar originandose en logistica?
“Sí, pero es que se ha vuelto costumbre, cada mes pasa lo mismo”
La empresa se salta los procesos y todo es urgente, la excepcion no se puede volver la regla, deben de haber procedimientos claros para cada situación.
“Sin problemas, tenemos 4.7 meses de inventario de este producto, no ve que era lanzamiento y se compró más por seguridad?”
4,7 Meses de inventarios, no estaran demasiado altos, cuanta platica tendremos montada en las Estibas? Que tal si la metemos a un banco, o prepagamos credito, podriamos generar mejores condiciones para la compañía, el plan de producción si esta alineado con la proyeccion de ventas o el estudio de mercadeo para el producto?.
“Gruñon, siga los pedidos de los enlatados que calidad ya va a liberar los granos. No ven cómo se negocia aquí, qué tal si no hago esta gestión.”
La excepcion no se puede convertir en la regla, los procesos deben estar previamente establecidos y de igual manera cumplirse, el Dr Cajas no puede ser el bombero que todos los meses esta apagando incendios, la empresa no es proactiva si no reactiva, se debe cambiar esta situación o el TLC se los devorara.
“Uff, qué bien hombre lo felicito son muy eficientes, bien con esto me voy tranquila a la reunión.”
Finalmente “el marcador de los partidos muchas veces hace pasar desapercibidas las fallas de los jugadores”, asi todo salga como finalmente lo dispuso el director de logistica, CONFETTI tiene serios problemas en su estructura de procesos y planeacion los cuales debe revisar en detalle para mejorar y ser mas competitivo.
MEJORAS PROPUESTAS
1 – Planear, Planear y Planear
CONFETTI no tiene una planeacion adecuada y da la impresión que va sin rumbo fijo.
2 – Procesos
Su estructura aun es informal, lo cual le resta competitividad en el mercado, no se ven unas métricas claras, recordemos que lo que no se mide no se controla y lo que no se controla no se mejora.
3 – Sinergia
No hay trabajo en equipo de las areas involucradas en los procesos, todos se tiran la pelota y ninguno asume responsabilidades.
CESAR AUGUSTO GOMEZ
ESPECIALIZACION DE MERCADEO
Caso Armando Cajas:
El departamento de Logística de la empresa CONFETTI S.A. no está cumpliendo con su papel principal de coordinar todos procesos y departamentos, para permitir el adecuado funcionamiento de la organización, el cumplimiento con la entrega de los productos a los clientes, y por lo tanto, el cumplimento de metas. En este caso, se observa que logística está jugando un papel reactivo y en cierta medida, está “apagando incendios” que se presentan al final del mes para cumplir con la cuota de ventas. En esta medida, se evidencia que no hay un proceso de planeación que guíe a la empresa; cada departamento actúa por su lado, cumple con su función, pero no entiende su labor en todo el proceso productivo, lo que conlleva a no comprometerse con el resultado final. Esta falta de definición de procesos, también lleva a que se maneja una cultura de toma de decisiones informal, donde un departamento le pide “favores” a los demás, cuando todos deberían estar caminando hacia el mismo objetivo. Por otro lado, el jefe del departamento de logística, no maneja prioridades en su trabajo, por ejemplo, cada día debería tener a primera hora el informe de todas las actividades, para poder hacer un seguimiento minuciosa del estado de los productos, no salir a construir una colcha de retazos con información que solicite a cada departamento cuando se presente un problema. Adicionalmente, no es objetivo con el trato hacia los demás, a unas personas las amenaza y a otras, las halaga para conseguir favores.
Los riesgos que esta gestión puede representar para la organización son:
1. Incumplimiento con la entrega de productos a los clientes. No sólo en términos de incumplir con las fechas de entrega, sino también con la calidad del producto, debido a que se pueden pasar por alto ciertos controles.
2. Insatisfacción del cliente final por no encontrar los productos de CONFETTI en el lugar y momento deseado. Esto conllevaría a que perdiera su posicionamiento y por lo tanto, pérdidas de participación de mercado.
3. Pérdida de clientes finales y distribuidores.
4. Sobrecostos en la operación ocasionados por la falta de coordinación entre los responsables, que pueden hacer poco rentables los productos. La falta de planeación conlleva a tomar medidas desesperadas y asumir los costos que sean necesarios para “apagar el incendio”.
5. La inexistencia de una política de inventarios, puede conllevar al uso ineficiente de los recursos.
6. La falta de protocolos de manejo de los productos, puede traer consigo la inadecuada manipulación de los comestibles, lo que se constituye en un riesgo, incluso para el consumo de los clientes finales.
7. Aumento en las posibilidades de error en el proceso por la falta de comunicación y definición clara de funciones y responsabilidades de los departamentos en el proceso productivo.
La solución para esta empresa partiría de hacer un adecuado proceso de planeación, donde el área de logística realmente juegue el papel que le corresponde: coordinar todos los procesos de la organización para conseguir el objetivo final de entregar el producto al cliente, en las condiciones convenidas. Y para ello, es importante que desde la alta gerencia junto con el departamento de logística, lideren el cambio que permita construir una nueva cultura organizacional.
Diana Carolina Bohórquez
Especialización en Mercadeo
Promoción 34 - Icesi
En el caso de " armando Cajas", vemos que la empresa Confetti S.A, para tener una trayectoria de 100 años en el mercado de alimentos, bebidas y dulces, presenta un mal manejo en la coordinación estratégica de sus funciones en los diferentes departamentos.
- El Sr. Armando cajas es una persona desorganizada en sus actividades, el cual no realiza una planeación estratégica que le permita llevar a cabo sus tareas de forma eficiente y dándole prioridad a dichas tareas.
-Tambien el Sr. Armando Cajas no tiene la información precisa y oportuna que le permita dar una solución inmediata ante cualquier imprevisto, a demás está en la tarea de buscar culpables mas no soluciones.
-No hay una buena planificación en el presupuesto de ventas ni planes agresivos de ventas lo que ocasiona que no haya una rotación óptima de la mercacía generendo costos adicionales en almacenamiento y destinar más tiempo productivo del personal logístico.
-Falta de coordinación, comunicación y compromiso de las diferentes areas.
-No hay sentido de pertenencia,puesto que cada área se limita a sus respectivas funciones, no hay trabajo en equipo que lleve a la integraqción logística de los procesos.
-El Sr. Cajas no tiene un buen manejo de dirección de personal hacia sus colaboradores, puesto que busca soluciones a través de amenazas.Su poco liderazgo genera desmotivación hacia sus subalternos.
-Se incumple la norma de calidad violando el período de cuarentena, valiéndose de la empatía del Sr Cajas con la persona encargada del departamento de calidad, sin tener en cuenta las consecuencias que ésto podría tener en el consumidor final por tratarse de productos perecederos y de consumo masivo.
-Se toman planes de contingencia sin planificación con el fin de satisfacer las necesidades del cliente, generando así sobrecostos adicionales en la operación logóstica y disminuyendo las utilidades a la compañía.
SUGERENCIAS:
-Por ser una empresa de larga trayectoria en el mercado, debe aportar valor y compromiso total en el manejo integral de su cadena de abastecimiento a tráves de: Una sola solución logística integral, una sola plataforma tecnológica, una sola política comercial, a través del más avanzado concepto de servicios de logística integral.
-El director de logística para que sea una persona idónea debe estar en constante capacitación en temas de actualidad referentes a sus actividades y aprender a delegar con responsabilidad las tareas diarias,solicitando retroalimentación oportuna de los diferentes departamentos que eslabonan la operanción logística, buscando que haya un trabajo coherente, organizado, eficiente, es decir, un trabajo en equipo.
-La parte de mercadeo y ventas deben tener una estrecha relación con el departamento logístico para garantizar un adecuado pronóstico de mercancía y así no generar excesos ni agotados de sus productos.
-La empresa Confetti S.A debe crear un departamento de servicio al cliente, el cual se encargará de:
•Velar por el cumplimiento en la entrega de los pedidos, en la fecha o periodo de tiempo pactado con el cliente.
•Generar un cultura de pedido perfecto en las entregas.
.Proporcionar Información veraz y oportuna sobre el estado de los pedidos de nuestros clientes.
•Brindar solución a las Novedades presentadas durante la entrega.
•Realizar Inventario de devoluciones en el centro de distribución, retroalimentando oportunamente al cliente.
•Coordinar citas de entrega de pedidos.
•Realizar seguimiento y medición de la operación logística por cada cliente
-Mayor comunicación entre los diferentes departamentos.
-Realizar reuniones periódicas de grupo primario entre los jefes de áreas para analizar resultados en sus gestiones,analizando también los pro y los contra para preveer en situaciones futuras ciertas anomalías.
-El Sr. Cajas debe cambiar su estrategia en cuanto al manejo del personal para mejorar el clima organizacional y así aumentar el desempeño de sus colaboradores, logrando así aumento de la productividad y mayor compromiso hacia sus tareas.
-Generar espacios en los cuales se escuche de manera activa a sus colaboradores en cuanto a sus aportes y comentarios para el mejoramiento continuo de los procesos logísticos, logrando así un mayor sentido de pertenencia hacia la compañía.
-Tener una política clara y estricta en el tema de calidad sin violar los procedimientos adecuados, garantizando así materias primas de excelente calidad sin alterar las características propias del producto y sin atentar contra la salud del consumidor final.
-Lograr la certificación ISO 9001 para todos los procesos logísticos.
Otra propuesta adicional para resolver los problemas internos de la compañía en el tema logístico, consiste en que la empresa se dedique a su actividad principal de producción, mercadeo y ventas y contrate un servicio especializado en desarrollar la operación logística (Operador Logístico)que garantice la satisfacción del destinatario o cliente final
Esperar a que el incendio tome fuerza es una situación que se repite constantemente y se evidencia con claridad en la situación de la empresa Confeti S.A., en la que solo a una semana del cierre del mes, son detectadas situaciones que podrían ser controladas si se hubiese realizado una planeación más eficiente, como resultado de la coordinación de todas las áreas de injerencia en los procesos de producción, y distribución ajustados a los planes de mercado y ventas.
No se evidencian situaciones extraordinarias o urgencias creadas por las áreas de mercadeo y ventas, como suele suceder en muchos casos en los que por negociaciones especiales de última hora, o que por algún plan de contingencia para dinamizar las ventas, logística tenga que actuar a última hora exigiéndose al máximo para cumplir con los pedidos. Por el contrario Logística estaba enterado de los planes de mercado y ventas con suficiente anticipación como por ejemplo:
Tenía conocimiento del lanzamiento de un nuevo producto importado.
Conocía las condiciones de recibo del Éxito y su peso en las vetas de la compañía ya que no es un cliente nuevo.
las condiciones de almacenaje y transporte para sus dulces a través de la diversidad de climas de nuestro país debían ser conocidos por los jefes de transporte.
Las dificultades inherentes a seguridad y a infraestructura vial por nuestro territorio nacional no permiten correr riesgos.
Se desencadenaron situaciones que hacen ineficientes los procesos logísticos y que son claves como servicio al cliente, transportes y gestión de inventarios.
Por otra parte la actuación del director de logística, quien se muestra como un eficiente apaga incendios que realiza una serie de movimientos aparentemente audaces, pone en entredicho su ética profesional al propiciar la liberación de un inventario de granos sin cumplir con la cuarentena estipulada poniendo en reisgo la compañía.
Las principales implicaciones derivadas de los errores cometidos en el proceso logístico de Confeti S.A. son:
• Sobrecostos de transporte.
• Perdidas por mercancías averiadas.
• Pérdida de clientes por incumplimiento.
• Problemas de calidad en productos terminados al utilizar materias primas sin los controles sanitarios necesarios.
Las variaciones en el entorno tienen repercusiones en la logística de las organizaciones que pueden generar situaciones que requieran de un líder dinámico que encuentre soluciones efectivas, pero cuya su principal misión es minimizar los riesgos a través de un proceso de planeación efectivo. Por esta razón el enfoque de un líder de logística, como el señor Armando Cajas, debe ser más hacia los procesos de planeación logística e integración de todas las áreas de la compañía, que hacia los procesos operativos.
Jairo García G.
Icesi Esp. mercados - Prom 34
Codigo 0773153
MANUEL CASTRILLON
ESPECIALIZACION MERCADEO g34
El caso muestra el claro ejemplo del ingenio criollo y las respuestas “apaga incendios” sobre las cuales estamos acostumbrados a trabajar. Somos expertos en la recursividad y en el manejo de soluciones reactivas, pero somos aun muy inexpertos en la planeación, seguimiento, control y sobre todo en el manejo de soluciones proactivas.
Entre otros, el caso muestra como problemáticas:
1. No hay una comunicación clara y fluida entre las partes. Cada uno responde por su parte pero no existe la trazabilidad necesaria para conocer si todo el proceso se cumplió
2. Cuando se desata el problema, se buscan culpables y no se busca ahondar en el porque pasaron las cosas.
3. Se busca una salida rápida “apaga incendios” que el caso no deja entre ver si funciono. En mi opinión, las soluciones dadas incrementaran el problema.
4. Se busca salvar la cuota de ventas a costas de favores, de poner en peligro la calidad del producto, de presionar otras areas. En otras palabras, prioriza la venta sobre la rentabilidad, sobre el posicionamiento de marca, la calidad, etc.
5. Un ejecutivo siempre debe tener los datos actualizados.
6. Se confía en la palabra de los funcionarios. No se confronta con el sistema de información.
Para el caso, planteo las siguientes reflexiones:
1. Se requiere una coordinación total del proceso, no de las áreas. El sistema de información debe arrojar el estado actual del proceso en toda la cadena. Si esto no es así, seguirán trabajando como islas independientes. Con una clara cadena logística, se logra sinergia entre las áreas.
2. Buscar soluciones a los problemas de manera proactiva. No esperar que sea la semana de cierre para mirar como van las cosas.
3. No se pueden buscar soluciones apaga incendios. Se debe buscar una solución global, de carácter estratégico que permita que el problema no se vuelva a presentar. Por salir del paso se dan soluciones simples y aceleradas, las cuales traen como consecuencia mas problemas o reiterar el problema en meses posteriores.
4. La cuota de ventas, no debe ir en contra de la rentabilidad, servicio, calidad o satisfacción del cliente. Si la solución sacrifica alguna de estas por cumplir, no es una solución. Se deben buscar soluciones que conjuntamente, incremente las ventas, la rentabilidad, servicio la calidad y sobre todo la satisfacción del cliente.
5. No se debe confiar en la palabra de los funcionarios. Para eso están los datos y hechos del sistema de información.
En el caso de la empresa confetti, es triste que una empresa con tantos anos de trayectoria, este pasando por situaciones como:
1. Falta de informacion oportuna y actualizada sobre las ventas que son la razon de ser de todo negocio.
2.Falta que el departamento de logistica se encarge de sincronizar cada una de las areas de la compania, para que los procesos fluyan adecuadamente.
3.Las relaciones dentro de la organizacion se manejan con demasiada informalidad, no hay una exigencia y compromiso, frente a los objetivos y metas de la compania.
4.No existe una planeacion estrategica por la que se rigan los departamentos de materia prima, producto en proceso y producto terminado, y que les permita responder adecuadamente con los pedidos para asi cumplirle a los clientes.
5.No existe un plan B que los saque de un apuro imprevisto, sino que constantemente estan improvisando.
6.La empresa esta poniendo en entredicho su nombre en el mercado, ya que no se esta realizando con calidad sus procesos, lo cual se refleja en que no se tiene oportunidad en las entregas,calidad del producto, lo cual se refleja en perdida de clientes.
7.El senor Armando no es un buen lider para la compania, ya que manupula la informacion de una forma inadecuada, ocultando situaciones y tomando decisiones de corto plazo, que se vuelven una bola de nieve, esto hace que los empleados de la compania actuen de igual forma.
Toda esta situacion hace que la empresa se enfrente a riesgos que le pueden salir muy caros a la compania, ya que se enfrenta a Reprocesos innecesarios, Desperdicio de producto y de esfuerzos, Sobrecostos, Perdida de Credibilidad, de Calidad en los productos y por ultimo perdida de Clientes.
Recomendaciones
1. Se debe trabajar para construir una cultura corporativa que permita que los empleados trabajen mas comprometidos, en pro de la empresa y de ellos mismos ya que si le va bien a la empresa a ellos tambien.
2. Trabajar el capacitacion del personal en cuanto al conocimiento de los procesos en la compania, para que asi tomen consiencia del papel que juegan, y que son eslabones muy importantes en el proeso, y si uno falla tiene repercusiones importantes que conllevan a reprocesos que le cuestan a la compania, en otras palabras que les duela todos los asuntos de la empresa.
3.El departamento de Logistica debe funcionar como un mecanismo encargado de encadenar las diferentes areas de la organizacion, eso si realizando compromisos, otorgando responsabilidades, y realizando un adecuado seguimiento para que todo este bajo control y de no ser asi poder tomar los correctivos del caso.
4. Construir la mision de la organizacion, de la cual se desprenda la planeacion estrategica de la compania, la cual sera la carta de navegacion de la compania, ya que con esto estaran regidos por un norte y asi todos estaran mas enfocados y no dispersos.
Sandra Aguirre Reyes - Especializacion Mercadeo 34
Antecedentes
Compañía con más de 100 años en el mercado de alimentos, bebidas y dulces, con una estructura jerárquica de Vice presidencia- Gerencias y Jefatura que se encuentran ante una situación de descontrol y una amenaza de perdida de dinero y participación además de una disminución de la percepción de valor de parte del cliente
Cifras de cumplimiento (No al día de la situación - No en línea)
División de Alimentos: 59 % en volumen.
División de Dulces: 48 % en volumen.
División de Bebidas: 32 %.
Responsable y líder General de la Operación
Armando Cajas
Situaciones detectadas
• No hay información en tiempo real de las ventas y del estado de las entregas
• No hay sinergia ni comunicación entre las áreas
• El liderazgo es evidentemente reactivo no hay un protocolo de planeación establecido
• El seguimiento es muy pobre
• Los procesos establecidos no son respetados
• Deficiencia en el establecimiento de protocolos de servicio
• Deficiencia en el establecimiento de proveedores requeridos y de calidad
• No hay un plan de contingencia establecido
• Se pone en riesgo la calidad del producto
• La informalidad reina en la compañía
• Los niveles jerárquicos no se respetan
• No hay una política clara de inventarios
• Se pone en riesgo el activo mas importante de la empresa – Los clientes
• Se evidencia que no hay un planteamiento estratégico que cobije los aspectos logísticos y los integre con la promesa de valor de la marca
• Claras deficiencias en las políticas de almacenamiento
• El trabajo en equipo es deficiente
• Faltan herramientas que permitan tener control de la operación
• Hay influencia negativa para obtener resultados
Riesgos y consecuencias
Con los antecedentes y situaciones detectadas la compañía CONFETTI SA, corre un gran riesgo. Ante nada esta poniendo en vilo la fidelidad de sus clientes, La promesa de valor sea cual sea no esta siendo cumplida. En un mundo como el de hoy eso no es permisible. De continuar así la empresa comenzara a perder clientes y sus ventas disminuirán- En este proceso además la compañía esta optando por soluciones que pueden tener repercusiones peores que la perdida de un cliente. Se están violando los estándares y políticas de calidad en alimentos lo que puede terminar en un grave caso de intoxicación y en una demanda a la compañía. Además de esto se están haciendo reprocesos y se están elevando los costos del producto al no hacerse las cosas bien desde el principio
Diagnostico
En la compañía Confetti hay un evidente problema DE LIDERAZGO en todos los niveles. Las directivas están dejando en manos de la persona inadecuada una gran responsabilidad. Están dejando la empresa en sus manos
La falta de liderazgo es notable en el proceso de gestión y dirección del tema logístico, no hay una estrategia evidenciable y por lo tanto las políticas de inventario, contratación y planeación y ejecución son inexistentes o simplemente no se cumplen. La empresa falla en crear procesos informales que no deberían esperarse de 100 años de experiencia
No hay comunicación entre las áreas, se recurre a la intimidación y al soborno, no hay conexión entre el líder y su gente , no hay planeación estratégica, no hay sentido de pertenencia pues cada un busca salvar su pellejo y en lo ultimo que se piensa es en la empresa, hay un gran telón entre la realidad y las versiones oficiales, las directivas simplemente no están enteradas de la operación de su empresa , no se tiene en cuenta las necesidades de los clientes, no hay sentido de la priorización, los cierres de mes se hacen solo al final (planeación).
Aunque se ha logrado salir al paso con los problemas del día a día tarde o temprano existirá un problema grave, bien sea la perdida de un gran cliente o la perdida de la participación general de mercado de la empresa en la industria
Soluciones propuestas
• Lo primero que hay que hacer es cambiar al líder. Una organización es un reflejo de quien la dirige, el éxito se basa en el liderazgo si las cosas no van bien alguien mas deben hacerlas funcionar
• Se debe hacer un plan estratégico macro de los aspectos críticos de la empresa, para donde va y como van a lograrlo
• Todas las áreas de la empresa deben participar en su elaboración
• Se deben emitir una políticas y responsabilidades claras a los empleados de los diferentes cargos
• Deben comunicarse periódicamente las responsabilidades
• Hay que desarrollar un plan de seguimiento diario a los indicadores de almacenamiento, entregas, ventas y compras
• Se deben establecer sistemas de respaldo ante situaciones inesperadas en logística
• Cada area debe entender como afecta su gestiona l desarrollo de otras areas , para ellos se pueden hacer ejercicios de cambio de roles
• Se debe implementar tecnología que permita tener información en tiempo real, como unidades móviles para controlar las entregas, gps, , aplicaciones de fuerza de ventas etc
• Se debe dar empoderamiento a los empleados para que asuman responsabilidades que mejoren la operación
• La calidad no es negociable
• Se deben integrar los clientes en el proceso de mejoramiento, se les debe preguntar que están viendo ellos y como el area logística puede mejorar
• Deben hacerse auditorias internas periódicas que permitan detectar las fallas y tomar medidas
• Los auditores deben ser os mismos empleados de la empresa
• Debe entrenarse a los directivos para que entiendan lo que es priorizar y los que significa planear
Finalmente si la compañía lleva 100 años en el mercado es por que tiene algo que los clientes valoran. Su experiencia es invaluable y debe aprovecharse para hacer cambios constructivos. “ Los años no son experiencia, los errores corregidos son experiencia”
Julian Santa
Alejandra Mejía Muñoz
Especialización en Mercados - Promoción 34 - Grupo 1
Caso Armando Cajas
A pesar de que la empresa CONFETTI S.A. lleva 100 años en el mercado de consumo de alimentos, bebidas y dulces, presenta en la actualidad una situación crítica, la cual si no es solucionada a tiempo podría llevarla a la quiebra.
La anterior afirmación se basa en los hechos expuestos en el caso “Armando Cajas”, los cuales dejan al descubierto una serie de anomalías, que tienen su origen en la ineficiente gestión por parte del jefe de logística de la empresa.
Situación actual:
1. El Sr. Armando Cajas, Jefe de Logística, se caracteriza por ser una persona “apaga incendios”. Se limita a darle solución a los problemas que se presentan a lo largo de la cadena de procesos solo cuando se está al límite. Solo cuando la Dirección Comercial solicita un informe por ser cierre de mes, es cuando éste comienza a pedir a todos y cada uno de los miembros de su equipo reporte de la situación actual, con el fin de buscar soluciones a situaciones que se han podido prever si se hubiera llevado un estricto seguimiento y control de los procesos. Lo que deja al descubierto la falta de planeación, control y vigilancia de todas y cada una de las actividades en la cadena productiva.
2. El Sr. Armando Cajas, es una persona falta de ética. De esta forma no es posible ejercer una buena dirección. Se aprovecha de su cargo para influenciar, someter, y sobornar al personal y pasar por alto los controles establecidos por la empresa. Además de las constantes mentiras que dice para poder tapar su ineficiencia.
3. Como consecuencia de la mala gestión del jefe de logística, todo el personal trabaja en beneficio propio sin importar las consecuencias que esto puede traer a la cadena de procesos. Cada uno le tira la pelota al otro y no se asumen responsabilidades.
4. No existe comunicación entre las áreas. No se ha diseñado un cronograma de actividades que entrelace las diferentes áreas con el fin de detectar los retrasos y poder establecer planes de contingencia.
5. No existen índices de gestión que dejen ver, a cualquier nivel de la organización, el trabajo que están desempeñando las diferentes áreas. Esta es una de las razones por las que el Sr. Armando Cajas, puede darle solución a los problemas presentados y quedar como un buen y eficiente empleado, sin que los demás directivos se enteren de que su trabajo es ineficiente y que solo se limita a acciones correctivas y no preventivas.
6. Se trabaja solo con el fin de cumplir la cuota del mes, dejando de lado el trabajo eficiente. Incluso poniendo en riesgo el buen nombre de la compañía al violar los estándares de calidad.
Consecuencias:
A raíz de los hechos presentados, la empresa está:
1. Incurriendo en gastos extras de transporte. Para poder cumplir, hay que contratar transporte en condiciones diferentes a las inicialmente planteadas.
2. Realizando procesos no programados. Con el fin de no quedar mal con los clientes y poder facturar, así no se haya entregado el pedido a tiempo, la empresa debe realizar reprocesos.
3. Perdiendo clientes por la falta de entrega a tiempo de los pedidos. Incluso, se le incumple a los clientes de mayor relevancia para la empresa.
4.Pasando por alto los controles de calidad. Lo que pone en riesgo el buen nombre de la empresa, de sus distribuidores y poniendo en riesgo al consumidor final.
Sugerencias:
Con el fin de mejorar la gestión del Departamento de Logística para que no entorpezca la calidad del trabajo de las demás áreas, se sugiere:
1.De ser posible, salir del señor Armando Cajas, pero no creo que está sea la solución, ya que en términos generales la empresa no tiene controles establecidos con el fin de evaluar el trabajo de sus funcionarios. De esta forma puede llegar otra persona que trabaje igual o peor que el señor Cajas.
2.Obtener la certificación de las normas ISO 9000. Con ellas se tendría acceso a un sistema de calidad, lo cual significa disponer de una serie de elementos como Manual de la Calidad, Procedimientos de Inspección y Ensayo, Instrucciones de Trabajo, Plan de Capacitación, Registros de la Calidad, etc., que garantizan la calidad en todos y cado uno de los procesos de la empresa. Con esta herramienta se tienen los controles necesarios para sacar al mercado un producto de excelente calidad, además del control del trabajo de sus funcionarios, en la medida en que se implementarían informes de gestión.
3. Crear mecanismos de comunicación que permitan el despliegue de las estrategias planteadas.
4. Realizar constantemente reuniones con todo el equipo con el fin de estar al tanto de los procesos, detectar posibles problemas, o solucionar los existentes a tiempo.
5. Incentivar a los empleados, creando una cultura clara de trabajo, respeto por los demás y amor por el trabajo y la empresa. Así, los empleados sabrían como actuar, comunicando a las directivas de la empresa los problemas presentados a raíz de los malos manejos de sus jefes.
Liliana Toro
Grupo 1
Descripción de la Empresa:
Empresa CONFETTI S.A. que lleva 100años en el mercado de consumo de alimentos, bebidas y dulces.
Definición de Áreas y responsables - Personajes
- Armando Cajas - Director de Logística,
- Doctora Cuota Puntual - Vicepresidencia Comercial,
- Pluma blanca - Gerente
- Zorro - Jefe de transportes,
- Suertudo - Jefe de bodega,
- Gruñon - Jefe de alimentos,
- Pocaluz - jefe de dulces,
- Dr. Rodwailer – Dpto. de producción,
- Sr. Estiba - Encargado bodega de materias primas,
- Dpto. de Mercadeo,
- Doña florinda – Dpto. de calidad,
- Dr. Mulero – Encargado bodega de producto terminado,
- Dpto. de Compras
Inconvenientes presentados:
1. Ningún cliente del Distrito Barranquilla quiere recibir el producto de la línea nueva de dulces importados ya que están pegados a las bolsas y melosos.
2. Cancelación del pedido más grande del Éxito de Medellín de bebidas por que no llegó en las 24 horas que estaba estimado.
3. Se necesitan con urgencia en Bogotá productos enlatados ya que se han vendido todos los enlatados de granos que tenían en la bodega.
Situaciones que afectan la empresa:
• Falta de comunicación entre áreas.
• Falta de alineación de procesos entre áreas.
• Falta de seguimiento de procesos.
• No hay un proceso sistémico de abastecimiento.
• A pesar de que existen todas las áreas o departamentos que debe tener una empresa para que funcionen correctamente sus procesos, se nota falta de trabajo en equipo, ya que a pesar de que todas las áreas realizan su función no hay un encadenamiento entre todas de tal forma que permita que los procesos fluyan eficazmente.
• Manejo de indicadores individuales o a nivel de departamento o área.
• Se trabaja bajo la solución de apagar incendios y de solucionar las situaciones presentadas sin importar los costos en los que se incurran.
• Incumplimiento de los estándares para el manejos de los productos.
• Falta de planeacion de la producción.
• Producción dispersa que no esta enfocada en los clientes y consumidores.
• Falta de definición de procedimientos.
Planteamiento de alternativas para mejorar la situación actual:
Todas las áreas de la empresa deben estar integradas sobre un eje integrador que permita que todos los procesos fluyan eficazmente, donde haya una coherencia de todos los procesos, igualmente considero que se deben plantear indicadores globales y se debe realizar la planeacion con base en la demanda.
Se deben replantear puntos tales como:
• Pasar de Push a Pull.
• Cambiar de funciones a procesos.
• Tener mayor alineación de tal forma que exista una consistencia entre la estrategia del negocio y la estrategia de la cadena.
• Mayor colaboración que permita cooperación y coordinación entre las distintas áreas
• Mayor integración que ayuda a la coordinación de las diferentes actividades.
• Mejor sincronización para llevar a cabo la planeacion y ejecución de las actividades.
Diana Cristina Parra
Especialización mercadeo
Diagnostico de problema:
"Desinformación total de los procesos internos y de cara al cliente;y falta de planeacion y control de los mismos que están exponiendo a diario a la empresa a perder los clientes y a fracasar"
En el caso se observa unas situaciones muy puntuales que llevan a este dignostico como:
1. El gerente de logística maneja una información desactualizada de las cifras y no ha establecido los planes adecuados de contingencia para que èsta, este al día siempre.
2. La cultura de la empresa es reactiva en todos los procesos
3. No se planea, mucho menos se audita formalmente lo que cada área realiza, los inconvenientes que han surgido y el impacto que conlleva en el proceso siguiente.
4. Manipulación de la información para fines personales.
Las implicaciones de estas situaciones es que la empresa ha tenido que incurrir en mayores costos de manera injustificable, se esta incumpliendo a los clientes y lo mas grave es que la empresa va en total retroceso.
Como plan de acción, planteo:
La gerencia general de la empresa con ayuda de una firma externa nacional que conozca el mercado y la industria, debe ya mismo realizar una auditoria de cada área y tomar las decisiones a que haya lugar, incluyendo desde mi punto de vista:
1. Reuniones periódicas por áreas de gestión y conjuntas, cuando se requiera aclarar información, durante el transcurso del mes y no al final para solucionar impases.
2. Todo cambio debe tener un responsable.
3. Planeacion estratégica de la empresa que incluya planes de contingencia en todas las áreas.
4. Todos los cargos deben incluir dentro de sus indicadores de gestión alguno que mida el impacto hacia el cliente para generar compromiso de todos hacia el centro del negocio que es el cliente.
j
Universidad ICESI
Especialización Mercadeo
Promoción 34 – Grupo 1
Por: Natalia Ramírez Silva
Introducción
Si bien es cierto que el departamento de logística de las empresas es el responsable por la planeación de los recursos y el seguimiento al flujo de esos recursos por todas las áreas de la compañía, también es cierto que esta planeación se debe realizar teniendo en cuenta los requerimientos de los procesos primarios que hacen parte del score de la compañía.
La trazabilidad de los productos es muy importante en una compañía productora de bienes, ya que a través de ésta se conoce el estado y fase de los lotes de producción; esta trazabilidad se logra cuando todas las áreas tienen un perfecto engranaje, alineación y un mismo objetivo, satisfacer las necesidades de los clientes. Teniendo en cuenta este objetivo, el área de mercadeo y ventas entra a jugar un papel muy importante, ya que éstos son los que tienen el contacto directo con el cliente, sin embargo la responsabilidad de la trazabilidad sería del departamento de logística.
Antecedentes
- CONFETTI S.A. es una empresa productora de alimentos, bebidas y dulces que lleva 100 años en el mercado.
- Teniendo en cuenta que el departamento de logística es el responsable por la planeación de los recursos para el flujo de los procesos, se les ha vuelto costumbre pedir favores especiales a las demás áreas para que entregue antes de lo planeado el producto de esa parte del proceso; esto debe ser tenido en cuenta como una alerta al proceso de planeación.
- La compañía siempre se ha caracterizado por el cumplimiento de la cuota de ventas
Situación actual
- Cada área de la compañía involucrada en el proceso productivo es una isla independiente, realizan el trabajo sin un norte definido cambiando los procedimientos y las salidas del proceso sin tener en cuenta los requerimientos tantos del cliente interno como del externo.
- Falta de liderazgo e involucramiento por parte del Director de Logística, ya que no conocía el estado del proceso, los inconvenientes ni las decisiones que las demás áreas tomaron cuando se presentaron los problemas durante el desarrollo del mismo.
- El departamento de logística pasó de ser un área proactiva, con la responsabilidad de planear y coordinar todas las áreas, a ser reactiva solucionando los problemas e inconvenientes que se presentan en el diario vivir del proceso productivo.
- El enfocarse en el cumplimiento de la cuota de ventas, hace que se descuide la calidad de los productos sacándolos del control de calidad antes del tiempo planeado.
- No se tienen planes de contingencia ante una eventualidad, por ejemplo ante la quemada de la UPS y la copada de la capacidad de la bodega.
Problema
Hacia el cliente externo: incumplimiento en los acuerdos de tiempos, cantidad y calidad de los productos.
Hacia el cliente interno: se visualiza una total desalineación y descoordinación de las áreas de la compañía y falta de seguimiento y trazabilidad al proceso productivo.
Riesgos
- Mala calidad de los productos entregados al cliente.
- Reprocesos lo cual implica que la compañía tenga que incurrir en mayores gastos
- Acciones correctivas y de corrección más costosas que las preventivas
- Definición de planes de contingencia a última hora que muchas veces no se pueden llevar a cabo
Conclusión
El Director de logística debe ser una persona estructurada integralmente que responda no solo por la planeación de los recursos, sino por el seguimiento al flujo de los mismos y por absolutamente todos los insumos tanto físicos, materiales, tangibles y no tangibles que se involucran en el proceso productivo. Este seguimiento implica estar constantemente enterado del estado en el que se encuentran los productos sin descuidar los indicadores del proceso. Adicionalmente debe velar porque los requerimientos, exigencias y requisitos del cliente que se relacionen con la calidad, cantidad, tiempo de entrega y estado de los productos se cumplan.
En conclusión el departamento de logística planear y aprovisionar los recursos necesarios desde el inicio del proceso productivo hasta el final, teniendo en cuenta siempre la entrega satisfactoria al cliente; estos recursos se consideran de personal, materia prima, tipo y modelo del transporte, almacenaje, empaque, entre otros.
Con respecto al caso Armando Cajas, puedo concluir la siguiente situación:
-El señor Armando Cajas es totalmente ineficiente en el departamento de logística, se puede decir que obtiene los resultados pero no con un justo costo, se podría decir que a muy alto costo, observando reprocesos y pérdida de empaques y productos.
-No hay seguimiento ni sincronización de los diferentes procesos; donde debemos tener en cuenta que la Logística es transversal a todos los procesos.
-Antes de hacer cualquier embarque, se debe mirar las condiciones mínimas exigidas para embarcar cada producto, como es el caso de los dulces que se enviaron a Barranquilla en vehículos sin refrigeración llegando pegachentos y perdiéndose el empaque.
-Es falto de ética al querer que le facturen sin enviar el producto
-Es un departamento apaga incendios, son reactivos y no preactivos que es como debe ser.
-Es una empresa que trabaja por funciones y no por el proceso
-Arriesgan la calidad de un producto por una entrega, sin estimar consecuencias futuras
A estas diferentes situaciones le he dado las siguientes soluciones:
-Planear por anticipado las ventas y requerimientos de materia prima, material de empaque y producto terminado.
-Establecer por procesos todas las actividades de Logística de acuerdo a las metas de la organización.
-Establecer políticas de transporte para la distribución, tiempos de entrega, requerimientos del vehiculo, pólizas de seguro para el mismo vehiculo y mercancías transportada.
-Establecer políticas de servicio al cliente, tiene que ver con los tiempos de entrega, y el nivel de servicios (cantidades mínimas a tener)
-Políticas de inventarios, rotación de producto, cantidades de existencia.
-Políticas de calidad, cumplir los requisitos de acuerdo al diseño del producto, y no liberarla hasta cumplir cuarentena.
FERNANDO MELENDEZ MARTIENZ
ESPECIALIZACION MERCADEO ICESI
LOGISTICA
Rol Ideal del departamento de logística:
Planear, coordinar, hacer seguimiento y garantizar el resultado de las actividades realizadas por los procesos de compras, almacén de materias primas, producción, despachos y las líneas de producto; además de interactuar con calidad e informar permanentemente a comercial sobre el estado del desempeño con miras al cumplimiento de la cuota del mes.
Rol real del departamento de logística:
No existe articulación entre sus procesos, la comunicación está deteriorada
Rol ideal del líder de logística:
Enfocar estratégicamente la planeación hacia la predicción, para evitar la reactividad de último momento, utilizar el seguimiento para la toma de decisiones oportunas, garantizar la comunicación entre los procesos propios y externos como calidad e informar a tiempo a comercial sobre el resultado de la operación y las decisiones para garantizarla.
Rol real del líder de logística:
Típico funcionario que trabaja bajo reacción, no administra bajo planeación, no está informado del desempeño de sus procesos y por lo tanto no toma decisiones predictivas ni puede informar a comercial a tiempo sobre los resultados.
El manejo ético es nefasto, manipulando a los procesos alternos como calidad con argumentos folclóricos alejados de la situación real del producto y el proceso. Por su parte calidad no ejerce su rol con independencia y objetividad; comercial acepta las soluciones paliativas de este funcionario acostumbrado a lidiar con granadas que le estallan en la mano.
Riesgos de la gestión:
El resultado del enfoque del proceso de logística y su líder afecta la oportunidad de entrega, la calidad, los costos y el cumplimiento de las cuotas de ventas. No se actúa bajo una línea ética y lo peor, se les muestra como ejemplo de gestión a los demás funcionarios.
Lo anterior atenta frontalmente contra los intereses de la compañía y sus clientes.
Recomendaciones:
Cambiar el enfoque de liderazgo del proceso de logística amparándolo en los siguientes pilares:
• Planeación predictiva de la operación.
• Articulación entre los procesos internos: compras, almacén de materias primas, producción, despachos y las líneas de producto. La base de la interdisciplinaridad debe ser la comunicación efectiva entre estos procesos.
• Integrar los procesos anteriormente descritos con un enfoque hacia el resultado.
• Promover incentivos por el logro de resultados generales (de la compañía) y no particulares (de un solo proceso).
• Realizar seguimientos periódicos durante la operación.
• Tomar decisiones oportunas (no al final del periodo), basadas en la planeación el seguimiento y el enfoque integral hacia el resultado.
• Establecer una comunicación bilateral con comercial para entender sus proyecciones, planear con base en ellas; además de informarle por medio de los seguimientos periódicos del avance de la operación y las decisiones emprendidas para garantizar el resultado.
Andrés Julián Hurtado Ruiz
Icesi – especialización en mercados
Promoción 34
Según el caso de la empresa Confetti S.A se puede evidenciar varios aspectos que generan situaciones de descontrol dentro de la empresa:
1. El gerente de logística no tiene información actualizada de toda la operación.
2. No existe trabajo en equipo por parte de los jefes de área.
3. No hay una comunicación efectiva entre el gerente de logística y los jefes de área.
4. No se realiza una programación anticipada por parte de producción, según el departamento de ventas.
5. El departamento de calidad no respeta las normas establecidas y juega de manera irresponsable con el producto, llevando esto a no cumplirle al cliente y poner en riesgo la buena imagen de la empresa.
6. La trayectoria que tiene la empresa no asegura que sus procesos estén totalmente coordinados.
7. los empleados no se encuentran correctamente capacitados.
8. No se han establecidos indicadores de gestión que permitan realizar un seguimiento a cada labor.
9. Existe falta de compromiso por parte del señor Armando Cajas.
10. Se manejan las cosas con mucha informalidad, como los es peidrle a su esposa que libere los productos antes de tiempo.
11. No les importa las consecuencias de las desiciones tomadas, solo les interesa cumplir la cuota de ventas.
12. En general no hay una buena planificación de las actividades lo que genera serios problemas para la empresa y sus empleados.
Se sugiere:
1. Generar procesos adecuados que permitan que el producto se encuentre en buenas condiciones y donde se necesite.
2. Controlar estos procesos para que así no haya fallas y se pueda actuar a tiempo en caso de que algo se presente algún inconveniete.
3.Se debe generar sentido de pertenencia por la empresa, así todas las personas trabajarán con mayor pasión y realizando miuy bien sus actividades.
4. Es importante generar planes de control e indicadores de gestión que garanticen el éxito en los procesos.
5. Si se comete algún error siempre se debe hablar con la verdad, no se pueden tapar los errores con mentiras, ya que esto genera más problemas.
6. Se deben realizar reuniones periódicas para llevar un mayor control durante todo el mes, y así asegurar el cumplimiento de las metas sin ningún inconveniente.
Juan Pablo Urrea Pineda
Especialización mercados 34
El caso refiere una empresa, con mucha experiencia en el mercado, pero con un personal acostumbrado a trabajar sobre la marcha, de manera reactiva y no proactiva, su Director de logística no conoce los procesos de su propio departamento, no esta actualizado de los pedidos, ni de las situaciones graves que se van presentando en el día a día, no esta al tanto del departamento de ventas, no conoce los tiempos de calidad ni esta monitoreando que productos ingresan a cuarentena, tampoco de los pedidos de clientes importantes si ya han sido despachados, no hay políticas de tiempos establecidas para despachos ni para el transporte de la materia prima ni del producto terminado. Solo se entera de los planes producción, si hay sucesos de ultimo minuto, lo que demuestra claramente que no esta al tanto de la situación, y por ende no es posible tomar decisiones preventivas al momento de presentarse un inconveniente, sino al momento de presentarse un inconveniente mucho mas grave que requiere tomar decisiones, mucho mas radicales, costosas y que le representan a la compañía cargas adicionales, operativas y económicas, sin mencionar el riego de perder los clientes. Los procesos se manejan con conflicto de intereses y de manera informal, cambian programas y modifican procesos sin informar al personal que le compete, el area de calidad no esta cumpliendo con las políticas.
Esta parte es muy importante pues la empresa debe trabajar como una sola, no cada area de manera independiente, pues se trabaja en este caso, por areas y no por procesos, debe haber una comunicación efectiva, que permita una eficiencia en los recursos y en las actividades realizadas, si hay clientes importantes todos deben conocerlos para estar al tanto de sus pedidos y de que manera se pueda llegar a necesitar corregir una contingencia.
Es importante que el Director de logística asuma su cargo, con responsabilidad, conozca claramente y de manera integral sus procesos y que este al tanto diariamente de los cambios que se presenten, de los productos y de las condiciones de empaque exigidas para los mismos.
La compañía debe mejorar la comunicación entre sus directivos, formar comités mensuales en los que el area de ventas pueda presentar sus proyecciones del mes, sus clientes importantes y sus necesidades, de igual forma si hay lanzamiento de nuevos productos el apoyo que va requerir de cada uno, materias primas, empaques etc.
La compañía debe crear unas políticas, para cada proceso, es decir tiempos requeridos entre las diferentes areas, que sean de acuerdo a las necesidades y a la promesa de valor que la compañía previamente a determinado, es decir los tiempos mínimos de cumplimiento que deben tener hacia sus clientes internos y externos.
Es importante que todos los colaboradores conozcan el negocio de manera integral y puedan participar de la misma manera con una gestión efectiva que genere valor a cada uno de los procesos.
Natalia G Cáceres
Especialización e Mercados
Universidad ICESI
Claudia Ximena Moncayo
30-jun- Cinci. OH.
Caso Armando Cajas- Logística
Puntos Claves en Situacion Actual
1. toma de decisiones centralizada.
2. evidentes problemas de comunicacion entre áreas.
3. cultura organizacional deficiente (trabajo en equipo, el gran ausente).
4. estrategia pobre, por no decir, el que no sabe para donde va... cualquier bus le sirve... cultura de lo urgente y solucion inmediata.. sin foco.
5. procedimientos inexistentes, escasos.
6. gente son motivacion, ausente de plan de formación, con problemas en el ambiente.
7. y donde esta el cliente ? ...
conclusión:
en mi opinion, existe la gran oportunidad de hacer cosas por esta compañía, tales como:
1.diagnostico, completo estudio de la situacion actual de: a. direccionamiento estrategico (para donde va la empresa ?)
2. planeacion del futuro de la compañía, incluyendo: la cultura organizacional, sus valores (comunicacion, trabajo en equipo, honestidad en todos sus actos).
3. plan de formación, completo y de acuerdo con las actividades desarrolladas por las personas y su proyección.
4. planes de mejoramiento de la mano de un asesor, los cuales generen la cultura de la calidad en manos de cada uno de los funcionarios, segurmanet en manos de cada uno hay excelentes ideas para solucionar los regulares y normales problemas de la compañía.
5. foco en el cliente, alrededor del seguimiento del servicio al mismo.
6. estructuracion de la logistica, de manera que esta redunde en el beneficio para el cliente y la compañía (oportunidad, costo, sevicio).
es claro que es muy facil decir que hay que hacer muchas cosas y se necesita recurso financiero, más con una buena cabeza en la dirección, teniendo claridad del para donde va la compañía, sin mucho recurso económico, involucrando a la gente en la solucion a los viejos problemas con nuevos ojos, seguramente se puede empezar. La compañía necesita una renovacion total de su cultura y alrededor de esta pueden girar el resto de planes.
JULIAN ANDRES VELASCO GRAJALES
Los problemas que existen se basan en comunicaciones erróneas y falta de planificación de tiempos de respuesta a la demanda. El problema más complicado y que creo no es solucionable en el plazo inmediato es el de las latas; lo demás obedece a un conunto de desaciertos y escasa programación de pedidos según la importancia para ventas y su presupuesto.
Lo más complicado de entender es la forma poco idónea en que se soluciona el caso: no es posible liberar productos antes de obtener certificados de microbiología por parte de control calidad y despacharlos mientras se encuentren en cuarentena; esto pone en riesgo la vida de los consumidores finales y uega mucho con el buen nombre y el prestigio de una compañía.
Definitivamente hace falta la clásica pero efectiva reunión de ventas, planeación y programación de producción en la cuál se detallan los requerimientos en producción para poder cumplir con el presupuesto de ventas y asignar prioridades de despacho y liberaciones a control de calidad.
En muchas compañías esta es la reunión de mayor importancia porque traza el camino a seguir en los siguientes días (según forecast proyectado) y permite trabajan en sincronización con todos los departamentos.
El problema principal es la poca reacción que en ocasiones depende de flexibilidad de manufactura en casos extraordinarios; sin embargo, nuestro caso no tiene nada que ver con reacciones del mercado impredecibles sino de falta de comunicación y trabajo conjunto básico.
El departamento de logística de la empresa Confetti S.A tiene varios inconvenientes los cuales describo a continuación:
1. Su líder tiene una actitud inadecuada o deshonesta con la organización, pues todo parece indicar que el siempre ha solucionado los problemas sin importar saltarse o modificar los procedimiento de la compañías, procedimiento que son de vital importancia seguir para lograr el buen funcionamiento y para que la compañía pueda ofrecer productos a sus clientes, confiables, de buena calidad y que cumpla con los estándares requeridos por el gobierno por trátese de productos alimenticios
2. Existe una manipulación del líder en varios aspectos por ejemplo la amenaza contra el empleado del Dpto. de PT( mulero), el trato que el mismo tiene con la empleada del Dpto. de Calidad(Florinda) me parece que se mezcla lo laborar con lo personal y el juega con esto para lograr su objetivo. Cuando una organización tiene este tipo de tratos con sus empleados se enfrenta a grandes problema como acoso laborar, lo que genera problemas organizacionales los que se ven reflejado en la operación de la empresa como en este caso.
3. La organización y el departamento de logista especialmente no están integrados, primero por que no hay procedimientos definidos y en los casos que existen no se cumple como por ejemplo el tema de la cuarentena, si ellos tuvieran sus procedimientos claros con tiempos, con indicadores de gestión y que la compañía tenga un manual de cumplimiento seguramente todo marcharía mejor mas organizados, eficientes y cumpliendo las tareas cada área como la organización lo exige.
4. Armando Casas solamente se preocupa por cumplir con el departamento comercial su cuota de producto terminado para que estos puedan cumplir su cuota de ventas, pero desafortunadamente no hay procesos , ni tareas claras en el departamento que les permita cumplir de forma adecuada su meta
En conclusión me parece que en esta empresa el Líder del departamento hace lo que se le ocurre sin importar las consecuencias y una organización que tenga estas prácticas puedes tener muchos problemas:
Por se una empresa de alimentos seguramente no cumplir un procedimiento de cuarentena puede generar que el gobierno los sancione o los multé, esto hace que sus clientes (Grandes Cadenas) se den cuenta y no vuelvan a comprar su producto, la competencia se puede aprovechar de esta mal momento de la compañía y ganar mercado, la empresa pierde posicionamiento y respaldo en todas sus líneas de producto no solamente en la que se encontraron inconsistencia sino en todas.
El vender un producto con mala presentación como los dulces de Barranquilla es sinónimo de mala calidad, sin importar que el producto este bueno una mala presentación genera esta impresión para el cliente.
El incumplimiento con el cliente(Grandes Cadenas) hace que en algún momento ellos decidan sacar a la empresa Confetti S.A como proveedor por que su incumplimiento genera traumas en el proceso del cliente.
Los problemas que tiene esta empresa en todas sus tareas que hacen parte del proceso de logística se ve reflejado claramente en el Producto Terminado, que viene de un problema en el transporte y empaque de Materias Primas, del transporte, ordenes de compra, pedidos etc.
Todos estos inconvenientes se traducen en dinero, y como toda compañía lo que busca es rentabilidad seguir teniendo a este señor Armando Casas como líder del departamento de logística les puede afecto a corto o mediano plazo una disminución en este rubro que es objetivo principal de la compañía y sus accionistas.
Yo considero que esta compañía lo primero que debe hacer es despedir al Director de Logística, definir procedimientos en todas las áreas, tareas y responsabilidad, buscar una integración entre los empleados para que ellos trabajen como equipo y perciban que son una organización que tiene un mismo objetivo y que todos deben trabajar para ello.
El departamento de logística de la empresa Confetti S.A tiene varios inconvenientes los cuales describo a continuación:
1. Su líder tiene una actitud inadecuada o deshonesta con la organización, pues todo parece indicar que el siempre ha solucionado los problemas sin importar saltarse o modificar los procedimiento de la compañías, procedimiento que son de vital importancia seguir para lograr el buen funcionamiento y para que la compañía pueda ofrecer productos a sus clientes, confiables, de buena calidad y que cumpla con los estándares requeridos por el gobierno por trátese de alimentos.
2. Existe una manipulación del líder en varios aspectos: por ejemplo la amenaza contra el empleado del Dpto. de PT( mulero), el trato que el mismo tiene con la empleada del Dpto. de Calidad(Florinda) me parece que se mezcla lo laborar con lo personal y el juega con esto para lograr su objetivo. Cuando una organización tiene este tipo de tratos con sus empleados se enfrenta a grandes problema como acoso laborar, lo que genera problemas organizacionales los que se ven reflejado en la operación de la empresa como en este caso.
3. La organización y el departamento de logista especialmente no están integrados, primero por que no hay procedimientos definidos y en los casos que existen no se cumple como por ejemplo el tema de la cuarentena, si ellos tuvieran sus procedimientos claros con tiempos, con indicadores de gestión y que la compañía tenga un manual de cumplimiento seguramente todo marcharía mejor, mas organizados, eficientes y cumpliendo las tareas cada área como la organización lo exige.
4. Armando Casas solamente se preocupa por cumplir con el departamento comercial su cuota de producto terminado para que estos puedan cumplir su cuota de ventas, pero desafortunadamente no hay procesos , ni tareas claras en el departamento que les permita cumplir de forma adecuada su meta, si en algun momento el decide modificarlos lo hace sin importar que afecte el proceso de otro departamento de la compañia
En conclusión me parece que en esta empresa el Líder del departamento hace lo que se le ocurre sin importar las consecuencias y una organización que tenga estas prácticas puedes tener muchos problemas:
Por se una empresa de alimentos seguramente no cumplir un procedimiento de cuarentena puede generar que el gobierno los sancione o los multé, esto hace que sus clientes (Grandes Cadenas) se den cuenta y no vuelvan a comprar su producto, la competencia se puede aprovechar de esta mal momento de la compañía y ganar mercado, la empresa pierde posicionamiento y respaldo en todas sus líneas de producto no solamente en la que se encontraron inconsistencia sino en todas.
El vender un producto con mala presentación como los dulces de Barranquilla es sinónimo de mala calidad, sin importar que el producto este bueno una mala presentación genera esta impresión para el cliente.
El incumplimiento con el cliente(Grandes Cadenas) hace que en algún momento ellos decidan sacar a la empresa Confetti S.A como proveedor por que su incumplimiento genera traumas en el proceso del cliente.
Los problemas que tiene esta empresa en todas sus tareas que hacen parte del proceso de logística se ve reflejado claramente en el Producto Terminado, que viene de un problema en el transporte y empaque de Materias Primas, del despachos, ordenes de compra, pedidos etc.
Todos estos inconvenientes se traducen en dinero, y como toda compañía lo que busca es rentabilidad seguir teniendo a este señor Armando Casas como líder del departamento de logística les puede afecto a corto o mediano plazo una disminución en este rubro que es objetivo principal de la compañía y sus accionistas.
Yo considero que esta compañía lo primero que debe hacer es despedir al Director de Logística, definir procedimientos en todas las áreas, tareas y responsabilidad, buscar una integración entre los empleados para que ellos trabajen como equipo y perciban que son una organización que tiene un mismo objetivo y que todos deben trabajar para ello.
Angela M Saavedra Giraldo
La empresa Confetti tiene un departamento de Logistica, que para llevar 100 años en el mercado debería estar muy bien constituido, pero al momento del leer el caso, la realidad es otra, como muy claro lo dice el caso el lider del departamento de logistica utiliza una consigna demasiado particular ¨El fin justifica los medios¨ y eso se refleja claramente en los resultados.
Para mi concepto este lider se la pasa todo el tiempo apagando incedios y no tiene una visión hacia el futuro que le permita prevenir todos estos inconvenientes que se le presentaron en este mes.
Tampoco tiene una visión clara de todo el panorama de cada uno de los departamentos y esto no le permite preveer cualquier tipo de inconvenientes que se le puedan presentar.
No hay un engranaje en cada uno de los departamentos entonces todos trabajan como ruedas sueltas y no asumen responsabilidades en el momento de los errores.
Al departamento de logistica le falta incluir mucha mas planeación en sus actividades mensuales que le van a permitir disminuir la posibilidad de tener dificultades en el momento de entregar la producción.
Al Sr Cajas le falta mas liderzgo hacia los distintos departamentos de la empresa, eso le permitiria tener una mejor comunicación y mejora de los procesos entre estos deptos.
El sr. Armando Cajas debería tener un trato imparcial y mas objetivo con todos sus colaboradores permitiendole esto mantener una distancia y no tener preferencias que se prestan para malos entendidos, que pueden afectar el clima laboral.
Los riesgos que esta gestión representa para la empresa son:
Procesos de calidad deficientes en el momento de entregar el producto final.
Imcumplimiento hacia los clientes que llevaría que el cliente no le vuelva a comprar y prefiera otros proveedores.
Productos de baja calidad.
Sobrecostos en la producción, (como en el caso de los dulces, ya que estaban melosos y pegados a las bolsas) este producto ya no sirve para el consumidor final.
Lanzamiento de campañas televisivas y no hay producto en la calle, disminuyendo el impacto que se quería, perdiendo dinero por mala planeación.
Finalmente para mi concepto, esta es una empresa que debe invertir un poco mas en el departamento de logistica, brindandole apoyo y capacitación y teniendo un lider que sea un visionario que tenga una excelente planeación y que sepa delegar funciones y todo lo tenga bajo control con un seguimiento efectivo, que dentro de su ética tenga valores como honestidad, transparencia y lealtad, es decir que se ponga definitivamente ¨LA CAMISETA¨...
Gracias profe..
LUZ ADRIANA SANCHEZ
GRUPO 2
La empresa CONFETTI S.A aunque lleva 100 años en el mercado de los dulces presenta grandes deficiencias en su operación logística interna, de distribución y calidad de sus productos, a continuación el análisis del caso con las respectivas sugerencias
• Presentan el llamado Síndrome de fin de mes, todas las áreas de la cadena de abastecimiento quieren hacer todo lo que no hicieron en el mes, la parte comercial presiona al área de logística y esta con su director prometen productos, fechas sin tener una planeación y programación correcta.
• Se puede percibir que el trato entre los empleados es muy informal, se cruzan favores, hablan en términos poco asertivos.
• Falta capacitación, es necesario que definan muy bien los puestos de trabajo para saber quien las funciones, los seguimientos que debe hacer cada uno, ver quien esta en la posibilidad de ejercer un puesto correctamente, pues desde el director de logística hasta la persona encargada de calidad de los productos hay problemas de correcto desempeño.
• Debe existir estandarización de procesos, falta en la comunicación con cada eslabón de la cadena de abastecimiento, cada área Producción, Producto terminado, calidad, transporte, ventas esta maneja información distinta, o la que más les convenga en forma individual no como un equipo de trabajo.
• Las personas encargadas de cada proceso no tienen la suficiente Ética e integridad profesional con los contratos que deben cumplir a sus clientes.
• Tiene 100 años en el mercado y no tienen sistemas correctos ni de calidad, no tienen planes de continuidad de negocio, hay tempestad se cae la UPS y no tienen un plan B que los ayude y no los afecte. No tienen en cuenta el tipo de producto y la región a la que despachan los productos.
• Es evidente que en el proceso de desarrollo de nuevos productos dejaron muchas cosas por fuera, pues ni los mismos empleados saben exactamente las características de los productos, llevando esto a que tengan problemas de calidad y de entrega, envían productos en camiones corrientes cuando deberían ser con refrigeración.
• Falta Administración de Proceso eso lo debió hacer el señor Armando como director de logística pero no lo cumple pues el no sabe en donde esta la raíz de los problemas no sabe quien se equivoco en su proceso. Por esta razón debería implantar la metodología solución de problemas, con la cual evitarían tener los mismos problemas cada mes.
• El Señor Armando esta cometiendo fallas grandes que podrían acarrear problemas a la empresa, por ejemplo no esta mirando las normas que hay sobre el manejo de alimentos de consumo masivo y enviarlos a sus clientes sin un control de calidad adecuado solo por el afán de cumplir haría que existieran problemas de calidad de los productos afectando la imagen de la empresa.
• Como tienen desconocimiento del proceso y de los tiempos de producción, podrían estar en el futuro afectados por los inventarios, pues en el caso mencionan que tenían inventario para 4 meses, algo que puede ser costoso ya que se debe cuidar muy bien los alimentos y se corre el riesgo de tener daño en la calidad de los productos.
• Deben manejar de otra manera la Logística reversiva, como solucionan las devoluciones, cual es el proceso a seguir y quienes deberán coordinar el proceso.
LINA CATALINA SEPÙLVEDA T. Especialización en mercados, Grupo 1.
CASO "ARMANDO CAJAS"
Andrés David Cardona G.
Grupo # 1.
Esta empresa refleja la típica filosofía empresarial de Colombia. Estamos acostumbrados a triplicar la gestión de ventas para cumplir la cuota sólo unos días antes del cierre, además a realizar los controles de manera informal donde cada área de la empresa enfoca sus esfuerzos según su conveniencia o por el lado que más le favorezca ó el que lo afecte menos.
La empresa Confetti no se ha quedado atrás. Más aún se ha concentrado en resolver uno a uno sus problemas, sin tener en cuenta un proceso Logístico establecido según la participación de cada área .
De esta manera luego de identificar los posibles cuellos de botella en el proceso logístico de la empresa se puede observar que se deben plantear algunos procesos críticos y logísticos para que la empresa no subvalore su producción y no incurra en gastos extras para el cumplimiento de la cuota mensual.
* Preveer de manera oportuna el suministro de materias primas y de empaque de cada línea de producto.
* Engranar los procesos críticos de la compañía por medio del trabajo en equipo.
* Establecer planes de contingencia para actuar dependiendo de las eventualidades del entorno.
* Crear un plan de comunicación en momentos de crisis para el correcto manejo de situaciones no normales.
* Tener un CHECK-LIST para cada área involucrada, es decir desde producción, hasta la distribución y post-venta de cada línea de producto.
* Ejecutar indicadores por cada proceso en la gestión comercial y logística de la empresa.
* Establecer cronogramas para cada línea de producto y según especificaciones de cada cliente. Esto con el fin de identificar y conocer a tiempo los posibles cambios y la logística necesaria para la entrega a tiempo y efectiva de los productos.
Finalmente, la invitación clara al trabajar los casos del módulo de logística es "Establecer los procesos de gestión empresariales enfocados a mantener las relaciones con los clientes, esto con el fin de obtenerlos, cautivarlos y fidelizarlos.
JOFFRE ABDUL AGUDELO GARCIA
ESPECIALIZACIÓN MERCADEO ICESI – PROMOCIÓN 34
CASO: ARMANDO CASAS
ANTECEDENTES
En el caso Armando Casas, se desarrolla en el departamento de logística en la empresa CONFETTI S.A. la cual lleva 100 años en el mercado de alimentos, bebidas y dulces.
A nivel estrategia la compañía no esta sincronizada hacia procesos continuos, coordinados y estandarizados, solamente se apagan “incendios” diarios, es así que el departamento de logística no sabe en una situación donde puntualmente se esta presentando el inconveniente, se necesita recorrer todos los diferentes departamentos para saber que esta pasando.
Unos procesos como la conservar y transportar unas golosinas que por sus características deben estar a una temperatura y condiciones optimas, y los mas preocupante es el lanzamiento del producto y no hay mercancía en los canales.
En esta compañía no hay coherencia en los procesos, ya que no se tienen procesos sistémicos de abastecimiento, los departamentos de la compañía no se rigen sobre estándares definidos al momento de las compras de materias primas.
Todas las áreas deben estar integradas sobre un mismo eje, que tenga en cuenta todos los parámetros de calidad con eficiencia y eficacia.
Se debe tener en cuenta que las políticas, de la compañía no se toman en cuenta por parte de los diferentes departamentos, bajo la presión del cierre del mes teniendo en cuenta que un producto que se encuentra en cuarentena debe permanecer el tiempo correspondiente. Estos procesos inadecuados y la falta de gestión en el área logística están generando ineficiencias en todo el proceso, ya que tanto la información como los materiales no fluyen correctamente.
Los problemas en la gestión de aprovisionamiento son especialmente graves en el área de compras, debido a la falta de información y la falta procedimientos en la organización, el departamento de compras no puede tomar decisiones basadas en pensamientos o decisiones de una persona, lo que llevaba a una situación problemática para el resto de departamentos de la organización.
RECOMENDACIONES
Se debe romper con paradigmas que no permiten unir las áreas entre si. Es fundamental la integración bajo unos mismos parámetros y objetivos que pueden ser:
Involucrar las áreas comerciales y logísticas.
Negociación basadas en gano ganas.
Establecimiento de indicadores de gestión.
Credibilidad y confianza plena en todos las áreas.
Compromiso a alto nivel.
Conectividad.
Visibilidad.
La bodega debe mantener con inventarios suficientes para abastecer de manera efectiva todos los canales de distribución, en base a la demanda del mercado, con un reabasteciendo continuo con un proceso claro de implementación de la estrategia.
COFETTI S.A. debería cambiar ciertos procesos ¿De? ¿Hacia?:
Deben estar alineadas bajo unas mismas metas, la estrategia de la organización y la estrategia de las cadenas de abastecimiento, con colaboración, cooperación y coordinación entre las áreas de la compañía.
Igual que el caso anterior, se sigue trabajando como islas y no como continente, parece no haber dolientes directos, en cambio se refleja una mala organizacion que se entrereda con falta de informacion sobre el producto y hasta el manejo del mismo, lo que hace que de alguna manera se deteriore la calidad del producto que debe ser claro el riesgo al que se esta poniendo la compañia debido a que esta afectando directamente a la parte mas importante de la compañia que es el cliente, este tema puede no afectar de manera inmediata pero finalmente el mercado todo lo cobra y recuperar un cliente perdido es muy dificil y mas cuando la competencia esta esperando por los errores de las compañias, ademas hay que tener en cuenta que se da la oportunidad de conocer por parte del cliente los productos de la competencia que con el problema de calidad que nos muestra el texto guia podria ser fatal.
Es claro que el texto nos indica que la compañia tiene diferentes inconvenientes, entre los cuales los considerados mas algidos y que rapidamente se deben solucionar antes de eliminar la empresa del mercado son: falta de seguimiento a cada uno de los casos para no actuar de manera reactiva sino proactiva, se debe supervisar los procesos para que el producto no pierda calidad, solucionar el tema de las dificultades con la distribucion que ademas es un problema que lo percibe directamente el cliente, otro tema es la falta de capacitacion y comunicacion, deben existir esquemas organizados que busquen una actualizacion sobre informacion de producto y de compañia que mejore en el corto plazo la comunicacion entre departamentos que permita trabajar alineados y con mejores capacidades para manejo del producto.
La gestion que realiza en la logistica no tiene un encargado, el señor Armando simplemente soluciona inconvenientes en el dia a dia, causa que esta en detrimento de las materias primas y suministros que ademas cada que se afecta el producto por no controlar o tener unos estandares oficiales de stock en las materia primas no existen planes de contingencia, el no tener estos planes genera sobrecostos.
En cuanto al tema de la venta, se podria inferir que se la dejan al mercado porque solo se entregan informes pocos dias antes del cierre y asi no se puede reaccionar de manera oportuna.
JOSE LUIS SAAVEDRA
El rol de Armando Cajas como Gerente de logística de la empresa Confetti S.A compromete el desempeño y nombre de la compañía y tiene las siguientes falencias:
• No hace seguimiento a los indicadores del BSC en términos de ventas para desde allí programar la operación Logística.
• Cada área se mide por separado como islas independientes manejando sus propios indicadores de cumplimiento. Debe unificar los criterios de medida y evaluación del desempeño de sus colaboradores.
• El señor Armando Cajas tiene un estilo de liderazgo que promueve la mediocridad, su filosofía y herramientas de dirección, no están enfocadas al logro de excelentes resultados.
• Existen falencias en el desarrollo de las competencias individuales y del equipo que los pongan en un nivel alto de exigencia y se enfoquen en el logro de los objetivos corporativos.
• El rol del Gerente Logístico debe mantener la visión, misión y valores mediante el ejemplo.
• Se debe seleccionar talentos y garantizar equipos de alto impacto.
• Armando Cajas debe retar a su gente para que establezcan metas con alto estándar que tengan sintonía con los objetivos propuestos por la compañía en el BSC.
• En cuanto al entrenamiento y capacitación de su equipo Logístico debe ser continuo.
• Se evidencia que no es un Gerente que acompaña a su gente en el terreno, se ve desinformado.
• El Sr. Armando Cajas debe proveer información y desafiar suposiciones.
• Armando Cajas debe fomentar auto-evaluación y la responsabilidad por los resultados.
• El área de Logística en cabeza de su Gerente debe mantener y fomentar actitud de servicio.
• El buen entendimiento del negocio le debe permitir al Gerente Logístico anticipar y liderar el cambio.
• En el Relacionamiento con el equipo y otras áreas se deben crear y mantener relaciones de confianza.
Giovanny Olaya Diaz
Antecedentes:
- Empresa con muchos años de tradicion, 100 años
- % en cumplimientos: Dulces 48%, Alimentos 59%, Bebidas 32%,para un cumpliento global del 35%.
Problemas que se presentan:
- Reportes de ventas atrasados
- Los procesos de la empresa no son los adecuados y no se ejecutan bien.
- Mal ejecucion en el proceso de abastecimiento.
- Falta de informacion entre los departamentos.
- Falta de alineacion entre los deptos.
- Calidad de los productos compromentida.
- Solo se enfocan en cumplir con la cuota practicamente en la ultima semana del mes.
- Falta de espacio en bodega y de control de inventarios.
- Frecuentemente se presentacion problemas en la distribucion del producto terminado.
- No hay presencia de buenas ideas por parte de los colaboradores.
- Quejas por parte de los clientes.
Soluciones:
- Realizar una planeacion estrategica de toda la empresa.
- Conformar equipos interdiciplinarios para el control de procesos.
- Montar capacitaciones a todo el personal de la CIA.
- Definir Roles y Responsabilidades.
- Definir muy bien politicas de Calidad.
- Generar sentido de pertencia en la cia y que todos trabajen de una forma alineada, para asi cumplir los objetivo de la empresa.
- Mejorar la comunicacion entre los departamentos, puede ser atraves de talleres practicos.
- Definir policitas de gestion de materias primas, y toda la logistica en geneneral.
- Realizar seguimiento constante a los procesos de la cia, esto mientras van cogiendo fuerz y despues hasta por si solo pueden andar.
- Poner en marcha sistemas de manejos de inventarios, que pueda controlar, entreda, salida, pedidos, necesidades, niveles optimos de todos los productos inventariables que tenga la CIA.
- En ultimos el departamenteo de Gestion Demanda o Logistica debe ser restructurado y definir muy bien funciones y responsabilidades.
Boris Andres Vasquez L.
La compañía Confetti S.A. tiene evidentemente un problema logístico que parte de la deficiencia de un sistema o un manejo de Logística Integral, que abarque los diferentes eslabones de la cadena de abastecimiento para que trabajen en función de la operación de manera acompasada y realmente eficiente.
El problema puede partir desde la dirección misma de la Gerencia Logística, el Sr. Armando Cajas carece de habilidades de planeación que se han permeado al resto del equipo involucrado en la operación logística y se dedican, él y las personas de las áreas comprometidas, a solucionar y gestionar los problemas por planes de contingencia y “apagando incendios”, administrando los imprevistos en todas las operaciones.
Los imprevistos son el resultado de una gerencia logística pobre. No se han administrado los recursos internos, el personal, la producción, la planeación de ventas y mercadeo, el tiempo de entrega y las condiciones de entrega pactadas con los clientes. Las áreas independientemente trabajan por su objetivo sin tener presente el objetivo final de ventas de la compañía; no existe alineación de los objetivos ni la ejecución entre las áreas y ni siquiera hay conocimiento del trabajo que las demás áreas realizan.
La compañía en este momento tiene un nivel de riesgo muy alto, está arriesgando clientes importantes y empleados valiosos. La cultura interna no permite que los colaboradores se comprometan o tomen medidas proactivas, dadas las políticas coercitivas que se toman en el momento en que se está atravesando por situaciones de presión. Obviamente el incumplimiento a clientes acarrea pérdidas importantes para la compañía: desprestigio, devoluciones, producto averiado, entregas con mala calidad, bajo cumplimiento presupuestal y finalmente pérdida del cliente.
La compañía corre el riesgo de entrar en bajos niveles de pedidos y por ende de producción generando lucro cesante que traerá pérdidas económicas que la pueden llevar a la quiebra.
Por: Catalina Prado Franco
Especialización en Mercadeo 34
Caso Armando Cajas
Solución caso: Johana Aguilar
En el caso Armando Cajas se evidencian situaciones críticas en el manejo y liderazgo de los procesos que integran la organización.
Se conoce la empresa CONFETTI S.A. por sus 100 años en el mercado de consumo de alimentos, bebidas y dulces.
Considerando que la empresa CONFETTI S.A. se ha mantenido durante tanto tiempo en el mercado, con un liderazgo informal, se deben tener en cuenta algunos aspectos importantes para lograr un trabajo en equipo y una coordinación para que logre no sólo mantener a la empresa, sino posicionarla como una de las mejores en el mercado.
1. No existe una visión, misión y objetivos planteados para la organización en general, cada área se encarga de lograr sólo su cumplimiento
2. Falta de Planeación y dirección estratégica de la organización.
3. Falta de Liderazgo
4. No existe Trabajo en equipo, las unidades de negocio o los procesos no deben trabajar como entes independientes.
5. No existe un área que se encargue de coordinar y lograr que las metas sean comunes.
6. Ser una empresa proactiva y no reactiva como existe en el momento.
7. No existe un área de coordinación de procesos, todos van por diferentes caminos.
8. Sólo existe una persona encargada de generar un vínculo entre las áreas, pero la desorganización e informalidad no permiten.
9. Es importante lograr equilibrar las áreas para que el desempeño de todas sea el cumplimiento de un objetivo común.
Para lograr una planeación necesaria se necesita lograr una total organización entre las áreas, plantear un área independiente que se encargue de los procesos, por esto, el área de logística se encargaría de lograr un trabajo simultaneo y coordinado. Unificación de resultados de los procesos y existiría un líder capaz de cumplir y dar cumplimiento a los objetivos planteados para la organización y por ende una plena satisfacción para el cliente.
UNIVERSIDAD ICESI
PROFESOR: ANDRES LOPEZ
INTEGRANTE: Flor Gómez
CASO: ARMANDO CASAS
ANTECEDENTES - HECHOS RELEVANTES
• Razón de ser del negocio: alcanzar meta mensual de ventas
• El Gerente de Logística, estuvo tan ocupado que no se entero del cumplimiento de ventas un viernes.
• Con la recesión no se puede perder un solo pedido.
• La Vicepresidencia Comercial requiere datos para comprometerse con la cuota del mes.
• Cumplimiento de cada área de manera independiente.
• Cambio de los programas a cada rato sin previa consulta con las áreas implicadas en el proceso.
• El Departamento de Compras entrego tarde el lote del producto.
• Estamos caídos en la cuota de ventas es plata y la meta semestral de la compañía se ve afectada.
• Cada mes pasa lo mismo, este tipo de problema se ha vuelto costumbre.
• Se compro más producto por seguridad ya que era el lanzamiento del mismo.
• Contratación de fletes extras.
• No ven como se negocia aquí, que tal si no hago yo mismo esta gestión? (Gte de Logística).
COMENTARIOS
La meta primordial de todo vendedor es la de sacarle el máximo provecho a cada situación de ventas. Para alcanzar esta meta, los vendedores tienen que desarrollar sus técnicas de ventas de manera continua y consciente.
El Rol que desempeña el Departamento de Logística de esta empresa y el de su líder no muestra un proceso logístico continuo, es decir que no se evidencia alineación, colaboración, integración y sincronización entre las áreas involucradas (aprovisionamiento, producción, distribución).
En el caso Armando Casas podemos observar que no existe una integración pues cada área se preocupa solo por su cumplimiento independiente y no les preocupa la meta final que se ha fijado la compañía la cual es la que verdaderamente demuestra si esta puede perdurar o no en el tiempo.
Es importante tener en cuenta que el servicio es, en esencia, el deseo y convicción de ayudar a otra persona en la solución de un problema o en la satisfacción de una necesidad. El personal en todos los niveles y áreas de CONFETTI S.A. debe ser consciente de que el éxito de las relaciones entre la empresa y cada uno de los clientes depende de las actitudes y conductas que observen en la atención de las demandas de las personas que son o representan al cliente.
Lo ideal es tener una estructura lo más horizontal y dinámica posible, y altamente profesionalizada, donde prevalezca el manejo del know how de la empresa. Además es muy importante la comunicación dentro de la empresa”, Al ser la comunicación un aspecto tan importante, es necesario brindarle la atención que necesita. Lo que mejora la comunicación en las empresas no es el hecho de tener reuniones, pero sí que existan objetivos claros desde la dirección de la empresa. Conocer que es lo que se pretende en líneas generales en cuanto a manejo de toda la información. En la actualidad, todos estamos sobresaturados de información, y lo mismo pasa en las empresas. Entonces, lo que debe prevalecer en las empresas es una idea unificadora desde la dirección, que permita que exista una “autopista” para que circule toda la información entre las distintas áreas.
En Confetti S.A, no existen procesos flexibles, políticas, estándares, integración, enfoque, cada uno hace solo lo que le corresponde y no se presta una colaboración entre todas las áreas, no hay una sincronización en el proceso y por eso cada uno entrega respuestas individuales.
Es importante tener en cuenta que toda Cadena es una red donde todo debe ser causa – efecto y a su vez esto afecta de manera positiva o negativa a una compañía.
En Confetti no hay una coherencia ni una cadena de integración alrededor del área de logística.
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